1.0 Definisi

Analisis kerja merupakan suatu proses teratur untuk menentukan tugas-tugas yang terlibat dalam sesuatu kerja serta jenis kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan kerja tersebut. ( June M.L. Poon, 1994 )

Analisis kerja ialah satu proses pemerhatian yang teliti terhadap kerja yang di lakukan dan pencatatan maklumat untuk digunakan oleh pihak pengurusan

( Rozhan Othman, 1991 )

Analisis kerja ialah satu teknik mengkaji suatu kerja untuk mengenalpasti kemahiran, pengetahuan, pemgalaman dan keperluan-keperluan lain yang penting untuk melaksanakan sesuatu tugas. ( Maimunah Aminuddin, 1994 )

Daripada kenyataan di atas dapatlah di buat rumusan bahawa analisis kerja ialah suatu proses pemerhatian yang teliti dan teratur terhadap sesuatu kerja untuk mengenalpasti tugas-tugas yang terlibat, jenis kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjana sesebuah organisasi.

2.0 Kegunaan Analisis Kerja

Setiap organisasi perlu membuat analisis kerja. Ini kerana dengan adanya analisis kerja banyak masalah dapat di atasi serta operasi atau fungsi sesuatu kerja akan berjalan dengan memuaskan. Ini telah terbukti kerana hampir semua aspek Pengurusan Sumber Manusia memerlukan analisis kerja sebagai input keputusan. Antara kegunaan analisis kerja ialah:

Analisis kerja sebenarnya menjadi asas Perancangan Sumber Manusia

( PSM ). PSM semestinya menimbangkan apakah yang di perlukan bagi setiap kerja sebelum dapat menilai samada terdapat atau tidak pekerja yang berkelayakkan dengan garis panduan yang telah ditetapkan.

Contoh Dalam Konteks Pendidikan:

Jabatan Kemanusiaan dan Pendidikan, ITTHO memerlukan seseorang untuk menjawat jawatan sebagai pensyarah. Pihak jabatan telah menetapkan garis panduan untuk kerja-kerja pensyarah dan syarat-syarat yang di perlukan. Sebagai contoh, pensyarah yang dikhendaki ialah mempunyai kelayakkan akademik iaitu Sarjana Pendidikan, Mahir untuk mengendalikan komputer, boleh menguasai bahasa Inggeris dan bahasa Jerman. Apabila syarat-syarat tersebut telah dikeluarkan barulah calon-calon yang berkelayakkan di pilih

untuk menjawat jawatan tersebut. Setelah itu barulah proses pengambilan di lakukan.

Maklumat berkenaan dengan tugas, tanggungjawab dan kelayakkan yang di perlukan boleh digunakan sebagai panduan oleh pihak organisasi apabila membuat keputusan pengambilan dan pemilihan pekerja. Maklumat ini diperlukan untuk membentuk dan mengesahkan peramal-peramal pemilihan juga.

Dengan secara tidak langsung proses pengambilan pekerja akan berjalan dengan lancar serta dapat mengurangkan berlakunya masalah-masalah yang berkaitan dengan proses pengambilan pekerja.

Analisis kerja di perlukan untuk menentukan keperluanlain dan membentuk program-program pembengunan sumber m,anusia yang bersesuaian dengan kehendak organisasi. Berpandukan maklumat ini, program latihan yang benar-benar memenuhi keperluan kerja dapat disediakan.

Contoh Dalam Konteks perindustrian

Ketika membuat pemilihan kerja, pekerja yang dipilih untuk menjawat jawatan yang di tawarkan adalah berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Oleh kerana kini Malaysia telah bergerak maju menuju negara perindustrian, maka pekerja terpaksa menjalani kursus-kursus supaya ianya selari dengan perkembangan semasa Malaysia. Kursus-kursus ini terpaksa diikuti bagi mengatasi kekurangan yang ada pada mereka.

Analisis kerja di perlukan untuk menetapkan piawai atau kriteria prestasi pekerja. Pekerja harus di nilai dengan melihat setakat mana mereka telah memenuhi sega tugas dan tanggungjawab yang telah di nyatakan dalam penghuaraian kerja.

Contoh Dalam Konteks Perindustrian

Tugas juruteknik di bengkel mesin ialah memastikan mesin-mesin yang berada dalam bengkel tersebut sentiasa berada dalam kondisi yang baik dan siap sedia untuk di gunakan. Sekiranya terdapat mesin-mesin yang tidak berada pada keadaan yang baik atau memuaskan, ini memungkinkan yang juruteknik tersebuttidak memenuhi kriteria-kriteria atau piawai yang telah ditetapkan.

Contoh lain ialah seseorang pekerja itu telah di arahkan untuk menghasilkan sesuatu produk mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Sekiranya produk yang telah di hasilkan itu memenuhi kehendak atau spesifikasi tersebut, ini membuktikan yang pekerja tersebut telah menepati kriteria yang telah ditetapkan. Dengan yang demikian organisasi tersebut telahpun berjaya menghasilkan analisa kerja yang baik.

Analisis kerja di perlukan dalam penilaian kerja dan penetapan pampasan. Maklumat kerja seperti tugas, tanggungjawab dan kelayakkan membolehkan pihak organisasi menganggar nilai relatif sesuatu kerja serta memutuskan jumlah pampasan yang wajar. PSM sewajarnya membuat analisis kerja samada sesuatu kerja itu lebih cenderong untuk berlakunya kemalangan atau tidak.

Contoh Dalam Konteks Pendidikan

Pensyarah di bahagian kejuruteraan akan di bayar elaun kritikal oleh KPM. Pensyarah yang bukan dari aliran kejuruteraan tidak akan di bayar dengan elaun kritikal kerana potensi untuk berhadapan dengan kemalangan oleh pensyarah-pensyarah kejuruteraan adalah lebih tinggi.

Analisis kerja membekali majikan dan pihak kesatuan sekerja maklumat

asas bagi tujuan perundingan kontrak dan penyelesaian sebarang rasa tidak puas hati atau pertikaian. Maklumat ini boleh juga untuk membuat keputusan berkenaan dengan kenaikan pangkat, turun pangkat atau pemindahan kerja.

Bagi pekerja yang mempunyai potensi kerja yang amat memuaskan, mereka boleh di pertimbangkan untuk kenaikan pangkat oleh majikan.

Begitu juga bagi mereka yang mempunyai potensi kerja yang buruk berkemungkinan pihak majikan akan menurunkan pangkat mereka. Pada ketika itu sekiranya pekerja-pekerja yang terlibat tidak berpuas hati dengan keputusan tersebut, mereka boleh kemukakan bantahan mereka melalui kesatuan sekerja. Wakil dari kesatuan sekerja akan mengadakan rundingan dengan pihak majikan bagi menyelesaikan masalah tersebut. Di sinilah kita dapat lihat betapa pentingnya analisis kerja itu bagi sesebuah organisasi.

Analisis kerja boleh di gunakan oleh pihak organisasi untuk mengenalpasti bahaya-bahayayang terdapat di sekitar tempat kerja yang boleh mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja. Pihak organisasi seterusnya boleh mengambil tindakan untuk melindingi pekerja daripada bahaya-bahaya sedemikian. Dengan ini keselamatan pekerja adalah terjamin.

Pekerja adalah aset yang amat berharga atau bernilai bagi sesebuah organisasi. Sepatutnyalah kebajikan mereka di utamakan. Ini kerana organisasi yang mantap adalah organisasi yang mempunyai barisan pekerja yang sihat dan produktif.

3.0 Maklumat Yang Perlu Diperolehi

Ini merupakan satu cara bersistem bagi mengumpul, menilai dan menyusun maklumat tentang kerja. Maklumat-maklumat utama yang perlu diperolehi adalah merangkumi:-

3.1 Maklumat Pengenalpastian Am:

Maklumat merangkumi perkara-perkara seperti nama jawatan, gred gaji, kedudukan di dalam stuktur organisasi, di dalam jabatan tempat jabatan itu berada, penganalisis, pengesahan dan tarikh analisis itu dilakukan.

Ringkasan Kerja :

Maklumat tersebut merupakan satu kenyataan ringkas tentang apa

yang diperlukan oleh kerja berkenaan.

Tanggungjawab, Tugas dan tatacara:

Menghuraikan tentang cara tugas dilakukan, bahan dan mesin yang

digunakan, penyeliaan dan perkara-perkara lain yang berkaitan dengan aktiviti kerja.

Suasana Kerja dan Persekitaran Fizikal:

Maklumat yang berkaitan dengan persekitaran iaitu tempat kerja dijalankan dan pendedahan terhadap perkara-perkara seperti bahaya, kepanasan dan keadaan-keadaan lain di sekitar tempat kerja.

5.0 Teknik-Teknik Dalam Analisis Pekerjaan

Dalam penentuan teknik-teknik dalam analisis pekerjaan sebenarnya banyak kaedah yang boleh digunakan. Semua kaedah yang digunakan itu mempunyai kelebihan dan juga keburukanya yang tersendiri. Oleh itu dalam pemilihan teknik-teknik analisis pekerjaan kita tidak seharusnya lebih tertumpu kepada satu kaedah sahaja. Pemilihan teknik-teknik ini sebenarnya bergantung kepada kebijaksanaan juruanalisa yang dipertanggungjawabkan melaksanakan tugas ini.

Seseorang analisis itu perlulah mempertimbangkan beberapa aspek yang mana melibatkan soal kos, masa , ketepatan dan lain-lain lagi sebelum mengambil satu keputusan kaedah mana yang perlu dilaksanakan.

Setelah semua faktor telah dikenal pasti barulah juruanalisis tadi menggunakan pelbagai teknik untuk mengetahui dengan maklumat kerja dengan lebih tepat dan menyeluruh. Walaubagaimanapun lazimnya beberapa teknik yang sering digunakan dalam analisis pekerjaan adalah seperti berikut:

5.1 Kaedah Soal Selidik

Dalam kaedah ini pekerja akan diminta untuk menghuraikan setiap tugas yang dilaksanakan dengan cara mengisi borang soal selidik yang diedarkan kepada mereka.

Kebaikan : Teknik ini merupakan satu teknik yang murah dan

cepat. Ianya juga boleh digunakan untuk bilangan pekerja yang ramai.

Keburukan : Teknik ini akan memberikan kesan yang tidak

effektif sekiranya pekerja tidak mengisi borang yang diedarkan secara tidak jujur dan tepat.

: Memerlukan masa yang berlebihan ketika

merekabentuk soalan dan menguji soalan tersebut.

Contohnya Penggunaanya Dalam Konteks Pendidikan

Contoh yang paling dekat kita lihat di ITTHO itu sendiri. Setiap pelajar yang diajar oleh pensyarah konsortium (MUCIA) akan di berikan borang soal selidik yang mana merangkumi beberapa aspek.

Diantaranya : a. Kemampuan pensyarah itu menyampaikan

maklumat

Keberkesanan maklumat yang di sampaikan.

Pendekatan pensyarah itu menggunakan alat bantuan mengajar.

Komunikasi dengan pelajar

Komen dan cadangan terhadap pensyarah tersebut.

5.2 Kaedah Temu Bual

Kaedah yang kedua ini pula adalah dengan cara menemu bual dengan pekerja itu sendiri ataupun penyelia pekerja tersebut. Dalam konteks ini mereka boleh di temu bual secara individu ataupun berkumpulan.

Apa yang paling penting dalam kaedah ini ialah orang yang ditemu bual itu memberikan maklumat yang betul dan lengkap . Penemu bual juga seharusnya mewujudkan suasana yang baik ketika menemu bual pekerja tersebut.

Kebaikannya : Penemu bual akan lebih jelas mendapatkan

jawapan yang kuarng jelas secara terus dari pekerja itu sendiri.

: Pekerja juga berpeluang membincangkan dan meluahkan pandangan tentang.pekara-pekara yang melibatkan permasalahan mereka untuk di ketengahkan.pada pihak majikan.

Keburukanya : Kesinabungan antara permasalahan pekerja

adalah bercanggah jika semua maklumat yang diberikan adalah palsu.

Contoh Penggunaanya Dalam Konteks Pendidikan:

Sekiranya pelajar di dalam satu kelas itu tidak bersetuju dengan cara seseorang pensyarah itu memberikan maklumat kepada mereka, pertama sekali perbincangan haruslah di lakukan terus kepada pensyarah itu sendiri. Mungkin pelajar itu akan memberikan reaksi ataupun cadangan kepada pensyarah tersebut. Jika cara ini didapati gagal maka langkah yang kedua akan di ambil seperti membincangkan hal ini kepada ketua jabatan atau mereka yang bertanggungjawap mengendalikan masalah tersebut . Semua ini hendaklah di laksanakan dengan baik tanpa mencetuskan rasa tidak puas hati pada semua pihak.

5.3 Kaedah Pemerhatian

Kaedah permerhatian ini lebih tertumpu kepada aktiviti yang dilakukan oleh pekerja itu sendiri. Setiap pemerhatian itu mestilah di catatkan dan di rekodkan untuk di analisa atau di ambil tindakan yang sewajarnya. Kaedah ini lebih tertumpu kepada aktiviti yang malibatkan kepada aktiviti fizikal berbanding aktiviti mental.

Kebaikanya : Pekerja akan di nilai sendiri secara mata

kasar tanpa ada sebarang penipuan.

Keburukanya : Kaedah ini memerlukan masa dan juga kos

yang tinggi.

Contoh Penggunaanya Dalam Konteks Pendidikan

Sebagai seorang pengetua sesebuah sekolah seharusnya membuat rondaan untuk melihat adakah semua guru-guru yang di pertanggungjawabkan melaksanakan tugas pada waktu yang di tetapkan. Jika didapati guru tersebut tidak akur pada tugas yang diberikan maka analisa akan di buat terhadap guru tersebut untuk mengenal pasti puncanya.

Di samping itu juga pemerhatian terhadap kedatangan guru-guru ke sekolah akan di nilai dari mesin perakam waktu ( Punch card ). Dari permerhatian alat itu juga pengetua akan membuat analisa bagaimana untuk meningkatkan prestasi kerja di sebabkan oleh faktor kehadiran di tempat kerja.

5.4 Kaedah Log Pekerja

Kaedah ini akan memastikan setiap pekerja sentiasa menulis aktiviti harian, mingguan ataupun bulanan meraka. Setiap apa yang tercatat itu mestilah di periksa oleh pihak majikan. Pengisian buku log itu mestilah memenuhi kriteria yang di tetapkan seperti objektif kerja, masa, alatan yang digunakan dan lain-lain lagi.

Kebaikannya : Majikan akan mengetahui secara terperinci

aktiviti yang di lakukan oleh pekerjanya dalam seharian, mingguan mahupun bulanan. Maka setiap perubahan akan di lakukan berdasarkan pada buku tersebut.

Keburukanya : Kaedah ini tidak di gemari oleh pekerja

kerana ia memerlukan masa itu untuk mengisi buku log tersebut.

Contohnya Dalam Konteks Pendidikan.

Setiap guru di wajibkan untuk mengisi buku persediaan mengajar . Buku ini hendaklah di hantar dan di semak seminggu sebelum mengajar. Dalam buku tersebut lengkap dengan mata pelajaran, objektif, masa, alat bantuan mengajar yang digunakan, isi kandungan yang akan di sampaikan dan juga rumusan bagipelajaran tersebut.

6.0 Menulis Deskripsi Dan Spesifikasi Pekerjaan

Deskripsi ialah suatu dokumen yang menerangkan skop, fungsi, tugas, tanggungjawab dan aspek-aspek kerja yang lain. Dalam dokumen ini dinyatakan perihal kerja dengan ringkas, misalnya cara sesuatu kerja yang akan dialami semasa kerja itu dilakukan. Contoh penghuraian kerja seperti ditunjukkan di dalam lampiran 1.

Spesifikasi kerja ialah dokumen bertulis yang menghuraikan segala ciri-ciri, kelayakkan dan sifat tingkah laku yang diperlukan oleh seseorang pekerja yang membolehkannya melakukan kerja dengan sebaik-baiknya. Dokumen ini menyatakan syarat-syarat kelayakan minimum satu-satu jawatan. Syarat-syarat ini termasuk pengalaman, pendidikan, sifat keperibadian, kebolehan mental dan kebolehan fizikal. Spesifikasi kerja boleh dimuatkan sebagai sebahagian daripada penghuraian kerja atau disediakan sebagai dokumen yang berasingan daripada penghuraian kerja.

Sungguhpun tiada format yang piawai untuk menyediakan penghuraian kerja, selalunya penghuraian kerja menrangkumi bahagaian-bahagian yang berikut:

Pengenalpastian Kerja

Bahagian ini mengandungi maklumat seperti :-

Nama jawatan

Kod kerja

Gred kerja

Jarak gaji

Nama jabatan

Tarikh penghuraian kerja ditulis.

Penyata ringkas tentang tujuan kerja

Senarai tugas dan tanggungjawab

Prospek-prospek masa hadapan

Aspek negatif kerja

Nama jawatan mempunyai beberapa kepentingan iaitu nama tersebut memainkan peranan dalam menarik pekerja-pekerja yang baik. Dalam masyarakat kini, perhubungan manusia begitu rapat dengan pekerja-pekerja mereka, dan kedudukan sosial mereka dikaitkan dengan jenis pekerjaan yang disandang.

Kebanggaan seseorang terhadap kerjayanya boleh diperbaiki apabila seseorang itu diberi nama yang bunyinya agak ganjil .

Contohnya Ketua Jabatan yang juga dikenali sebagai Ketua Pensyarah.

Ringkasan Kerja

Bahagian ini menghuraikan fungsi dan aktiviti kerja dengan ringkas. Biasanya dalam satu perenggan sahaja. Ringkasan ini bertujuan memberi pembaca gambaran menyeluruh tentang kerja.

Tugas dan Tanggungjawab Kerja

Bahagian ini menyenaraikan tugas-tugas utama kerja dengan lebih terperinci. Bahagian ini juga menerangkan aktiviti yang perlu dilakukan serta tanggungjawab pekerja apabila melakukan tugas-tugas yang tertentu. Kepentingan relatif setiap aktiviti serta bila aktiviti tersebut harus dilakukan juga boleh dinyakan di dalam bahagian ini. Ia juga merupakan satu asas untuk penilaian prestasi iaitu pekerja memahami apakah tanggungjawabnya dan apa yang diharapkan daripadanya. Sesetengah ketua percaya bahawa tugas-tugas semestinya dinyatakan secara umum. Sekiranya ia tidak dilakukan, akan wujudnya kesukaran iaitu pekerja-pekerja mungkin tidak ingin menjalankan sebarang tugas yang tidak dinyatakan dalam senarai. Bagaimanapun, masalah ini boleh diatasi dengan memasukkan perengan yang menyeluruh seperti " Pemegang kerja diminta melaksanakan sebarang tugas lain seperti dikehendaki oleh penyelianya".

Sekiranya senarai tugas tidak dinyatakan dengan terang, penghuraian kerja tersebut tidak boleh digunakan untuk tujuan latihan dan penilaian prestasi.

Hubungan pelaporan

Hubungan pemegang kerja dengan individu-individu di dalam atau di luar organisasi boleh dinyatakan di bahagian ini. Dengan menyatakan kepada siapa si pemegang kerja tersebut akan melaporkan diri . Sebagai contoh Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik, siapakah yang akan menjadi subordinat-subordinatnya, satu gambaran jelas tentang kedudukan pekerjaan itu dalam hierarki organisasi akan dapat diwujudkan.

Keadaan kerja

Bahagian ini menghuraikan alam persekitaran fizikal dan sosial yang akan dihadapi oleh pekerja semasa menjalankan kerja seperti jumlah bekerja, kepanasan dan ancaman kesihatan.

Syarat-syarat

Penyata ringkas mengenai syarat-syarat utama tentang perkhidmatan yang disediakan kepada si pemegang kerja adalah berguna dalam proses pengambilan iaitu ia memberi pegawai pengambilan idea yang jelas tentang upah-upah dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kerja itu. Topik ini boleh dibincangkan semasa temuduga pekerjaan.

Sekiranya terdapat sebarang keanehan tentang kerja tersebut adalah penting untuk memasukkan satu butiran yang mengariskan batasan-batasan kerja dalam penghuraian ini memandangkan sebarang aspek negatif akan menjadi satu faktor utama yang perlu difikirkan semasa memilih calon yang sesuai. Aspek-aspek mengenai kerja tersebut mungkin melibatkan keperluan untuk membuat perjalanan ke luar bandar berulang kali atau kerja di luar pejabat.

6.1 Spesifikasi Individu

Setelah penghuraian kerja dibuat secara bertulis, adalah mungkin untuk mengadakan satu gambaran tentang pekerja mana yang terbaik untuk mengisi jawatan tersebut. Dokumen ini yang dikenali sebagai spesifikasi individu menerangkan jenis individu yang sesuai dengan kerja itu dan akan membantupegawau pengambilan mencari calon terbaik.

Kebanyakkan organisasi mendasarkan spesifikasi itu kepada ‘Rodgers Seven-Point Plan’. Maka spesifikasi itu akan mengandungi tujuh tajuk utama:

Faktor-faktor fizikal

Perolehan/pencapaian

Kecenderungan-kecenderungan khas

Kebijaksanaan umum

Keadaan

Minat

Sifat-sifat semulajadi pemikiran dan sikap

Bagi tajuk-tajuk ini, setiap butioran boleh disenaraikan sebagai sama ada ‘diperlukan’ atau ‘diingini’. Adalah penting untuk melihatnya secara realistik terutama sekali dalam bidang-bidang yang dianggap perlu. Sesetengah pegawai pengambilan mungkin terperangkap dengan pemilihan calon terbaik yang menawarkan dirinya daripada mereka yang sesuai sekali dengan kerja itu. Maka, mereka yang berkelayakan terlalu tinggi untuk sesuatu jawatan akan mendapati bahawa bakat mereka tidak digunakan dengan sepenuhnya. Ini menyebabkan kehampaan bagi pihak pekerja dan dia mungkin mencari kerja yang lain secepat yang mungkin. Adalah amat mudahuntuk memeriksa penghuraian kerja dan menentukan fakto-faktor fizikal yang penting, perolehan yang perlu dan sebarang minat yang mungkin perlu. Begitu pun, adalah lebih sukar untuk menentukan tahap kebijaksanaan yang diingini atau jenis sifat semulajadi pemikiran atau keperibadian yang diperlukan oleh si pemegang kerja.

Rujukan

Maimunah Aminuddin ( 1994 ). Pengurusan Sumber Manusia. Kuala Lumpur, Fajar Bakti

Ahmad Atory Hissain ( 1986 ). Tingkah Laku Organisasi Dalam Pengurusan Moden. Kuala Lumpur, Dewan Bahasa Dan Pustaka

June M.L. Poon ( 1994 ). Pengurusan Sumber Manusia. Kuala Lumpur, Dewan Bahasa Dan Pustaka

Rizhan Othman ( 1991 ). Pengurusan Personel Dan Perancangan Guna Tenaga. Kuala Lumpur, Dewan Bahasa Dan Pustaka

Ahmad Atory Hussain ( 1996 ). Pengurusan Sumber Dalam Organisasi Awam Dan Swasta. Kuala Lumpur, Utusan Publication Sdn. Bhd.