Banyak kajian telah dibuat untuk menjelaskan peranan wang sebagai ganjaran atas kerja yang dilakukan berperanan sebagai alat motivasi kepada tingkahlaku manusia dan prestasi. Dalam pasaran ekonomi, kerja dan gaji (wang) tidak boleh diasingkan. Ini adalah kerana tanpa wang, adalah sukar bagi manusia untuk membeli barangan dan perkhidmatan untuk meneruskan kelangsungan hidup, tidak dapat meningkatkan status hidup di samping tidak dapat memperbaiki taraf kehidupan mereka. Isu keadilan, kesamaan dan kecukupan pembayaran gaji selalunya ditimbulkan dalam perundingan antara majikan dan pekerja. Jika keamanan dan keharmoniaan industri ingin dicapai, dipelihara, dipupuk dan dikekalkan dalam sesebuah organisasi, banyak pertimbangan berkaitan dengan skim ganjaran perlu dikaji semula. Struktur gaji yang memuaskan dan dapat diterima oleh kedua-dua pihak majikan dan pekerja adalah penting kerana ianya akan dapat mengurangkan aduan dan rungutan yang timbul berhubung soal pembayaran gaji, mewujudkan satu hubungan industri yang lebih sihat dan harmoni di samping dapat melahirkan satu budaya dan suasana kerja yang sihat yang akan dapat mempertingkat serta mengekalkan pembangunan produktiviti organisasi. Antara aduan yang timbul berhubung soal pembayaran gaji ialah penilaian yang tidak seimbang berkaitan kerja yang dilakukan, menuntut dan menerima kenaikan kadar gaji tanpa mengira nilai relatif pekerjaan secara individu, tidak mendapat pertambahan gaji yang setara dengan peningkatan prestasi atau pengalaman yang ditunjukkan dalam melaksanakan tugas-tugas yang sukar dan sebagainya. Sebagai tindakbalas dari aduan-aduan ini atau pelbagai masalah pentadbiran gaji, teknik penilaian pekerjaan memberi sumbangan yang besar dalam mencari penyelesaian yang terbaik untuk mengimbangi atau mengatasinya.

Mondy (1996) menyatakan bahawa penilaian pekerjaan adalah merupakan sebahagian daripada sistem ganjaran di mana sesebuah firma atau organisasi menentukan nilai relatif sesuatu pekerjaan berbanding pekerjaan yang lain. Tujuan asas penilaian pekerjaan ialah untuk memansuhkan ketidaksamaan ganjaran dalaman organisasi yang disebabkan oleh struktur ganjaran yang tidak logikal. Penilaian pekerjaan juga berpotensi untuk mengenalpasti struktur pekerjaan sesebuah organisasi, mewujudkan kesamaan dan susunan perhubungan antara pekerjaan, membentuk satu hirarki nilai pekerjaan yang boleh digunakan untuk mewujudkan satu struktur ganjaran serta mencapai persetujuan antara pengurusan dan pekerja berhubung pekerjaan dan ganjaran dalaman sesebuah firma.

Penilaian pekerjaan adalah merupakan satu kaedah membandingkan pekerjaan dengan mengaplikasikan prosedur-prosedur formal dan sistematik untuk menentukan nilai relatifnya kepada organisasi ("On", August, 1997). Melalui penilaian pekerjaan, bahagian-bahagian pekerjaan dan buruh boleh disusun secara berhirarki apabila persoalan-persoalan berhubung nilai sesuatu pekerjaan, penerimaan pekerja berkenaan ganjaran yang mereka terima, nilai pekerjaan kepada pihak majikan, bagaimana nilai ini boleh dinyatakan secara jelas dan bagaimana satu sistem ganjaran yang adil boleh diwujudkan telah terjawab apabila setiap pekerjaan diberi penilaian.

Manakala Bernardin (1993) pula mendefinisikan penilaian pekerjaan sebagai suatu proses membuat keputusan tentang nilai sesuatu pekerjaan kepada sesebuah organisasi dengan menggunakan sistem pengkadaran dan pemeringkatan. Penilaian pekerjaan juga boleh ditakrifkan sebagai satu proses menilai nilai relatif atau sumbangan pekerjaan-pekerjaan yang berbeza kepada sesebuah organisasi (Gomez-M, 1995). Ianya bertujuan untuk memberi satu pertimbangan atau penilaian yang rasional, sistematik dan tersusun berhubung kepentingan setiap pekerjaan kepada firma. Matlamat akhirnya ialah untuk mencapai kesamaan dalaman dalam struktur ganjaran.

Cushway (1994) mendefinisikan penilaian pekerjaan yang dipetik dari Pritchard dan Murlis sebagai satu proses menilai saiz relatif atau kepentingan pekerjaan dalam sesebuah organisasi. Tujuannya ialah untuk membandingkan kesemua pekerjaan dalam organisasi dengan matlamat untuk mewujudkan susunan pemeringkatan pekerjaan.

Dalam membincangkan isu berhubung penilaian pekerjaan, beberapa prinsip penting yang berkaitan perlu difahami terlebih dahulu untuk memastikan sesuatu proses menilai pekerjaan adalah tepat serta mempunyai nilai-nilai kesahan dan kebolehpercayaan. Di antara prinsip-prinsip tersebut ialah :

Berbanding dengan pendekatan (approach) yang bersifat rambang dan tidak sistematik, penilaian pekerjaan adalah merupakan satu kaedah atau proses. Ini bermakna perbandingan antara pekerjaan dibuat berdasarkan kepada kriteria yang sama yang telah dipilih sebagai satu asas pengukuran nilai dalam setiap kes bagi memastikan bahawa pekerjaan yang sama jenis atau kumpulan mempunyai satu pola yang sama dan konsisten.

Penilaian pekerjaan adalah merupakan satu proses perbandingan yang mana matlamat akhirnya ialah untuk membandingkan suatu pekerjaan dengan yang lain. Dengan memberikan mata (point) kepada sesuatu pekerjaan merupakan satu petunjuk kepada saiz pekerjaan tersebut dalam organisasi berdasarkan kepada kriteria tertentu yang terkandung di dalam kaedah penilaian pekerjaan yang digunakan.

Penilaian pekerjaan adalah berkait dengan membuat pengkadaran ke atas pekerjaan, bukannya pekerja. Ia akan mengambilkira tugas, tindakan serta tanggungjawab yang perlu dilaksanakan dalam pekerjaan tersebut. Faktor-faktor seperti latarbelakang, kelayakan, keupayaan, isu-isu tentang kehadiran, tingkahlaku kerja serta kelancaran pekerja melakukan kerja mereka tidak boleh diambilkira dalam proses menilai sesuatu pekerjaan.

Ini bermakna dalam proses penilaian pekerjaan, pihak yang membuat penilaian tidak perlu mempedulikan faktor yang berkait dengan individu yang melakukan kerja tersebut sebaliknya memberikan tumpuan semata-mata kepada kandungan pekerjaan tersebut.

Oleh kerana penilaian pekerjaan adalah merupakan satu alat untuk menentukan nilai relatif sesuatu pekerjaan, pihak yang membuat penilaian perlu menetapkan satu set faktor atau kriteria atau standad yang perlu diambilkira dan diperhatikan dalam membandingkan pekerjaan-pekerjaan. Antara faktor atau kriteria yang boleh digunakan sebagai asas dalam menilai sesuatu pekerjaan ialah :

1. kemahiran, pengetahuan serta keperluan pekerja dari aspek pendidikan, keupayaan mental, pengalaman serta latihan.
2. usaha (jumlah kerja dan kesukaran kerja) samada berbentuk usaha mental atau penumpuan terhadap kerja secara fizikal atau manual.
3. tanggungjawab pekerjaan terhadap aspek kewangan, bahan, penyeliaan, data-data rahsia serta hubungan dengan orang lain.
4. situasi pekerjaan atau faktor pekerjaan yang menjadikan ianya merbahaya atau tidak sihat ataupun suatu persekitaran kerja yang terdedah kepada bahaya.

Proses penilaian pekerjaan yang berjaya banyak bergantung kepada maklumat mengenai pekerjaan yang disediakan oleh pihak pengurusan. Ini bermakna penyediaan analisis tugas serta penyataan tugas yang lengkap merupakan satu titik tolak yang menentukan kesahan dan kebolehpercayaan sesuatu penilaian pekerjaan yang dibuat.

Sejajar dengan peredaran masa, pekerjaan juga tidak terlepas dari mengalami perubahan. Walaubagaimanapun, penilaian yang dibuat atas sesuatu pekerjaan tidak seharusnya mengambilkira perubahan yang dijangkakan akan berlaku tetapi masih belum terjadi. Ini adalah kerana, perubahan yang dijangkakan akan berlaku mungkin tidak akan terjadi sama sekali. Dalam erti kata lain, penilaian pekerjaan dibuat atas pekerjaan sebagaimana ianya ada pada hari ini, bukannya sebagaimana ia akan wujud pada masa akan datang.

Ada cadangan yang dikemukakan agar perubahan-perubahan yang bakal berlaku diambilkira sebagai sebahagian daripada elemen penilaian. Ini adalah kerana pada kebiasaannya sesuatu penilaian pekerjaan dibuat apabila sebarang pengorganisasian semula sesebuah firma dilihat akan memberi kesan kepada kebertanggungjawaban sesuatu pekerjaan. Jika ini berlaku, penilaian yang dibuat mungkin tidak akan menghasilkan satu keputusan yang tepat dan boleh dipercayai. Pendekatan yang tepat untuk mengatasi masalah ini ialah dengan menilai pekerjaan sebagaimana ia wujud pada hari ini dan membuat penilaian semula apabila perubahan-perubahan yang dijangkakan telah dilaksanakan. Satu alternatif lain yang baik ialah menangguhkan proses penilaian sehingga perubahan telah terjadi. Begitu juga halnya jika tanggungjawab yang dahulunya merupakan sebahagian dari pekerjaan tetapi telah tidak ada lagi apabila perubahan dibuat, maka tanggungjawab tersebut tidak patut diambilkira sebagai salah satu elemen dalam penilaian.

Sistem penilaian pekerjaan secara umumnya diklasifikasikan dalam dua kategori yang utama iaitu sistem penilaian kuantitatif dan sistem penilaian kualitatif. Kaedah-kaedah penilaian kuantitatif yang biasa digunakan ialah kaedah perbandingan faktor (factor comparison method) dan kaedah faktor mata (point factor method). Manakala bagi sistem penilaian kualitatif, dua kaedah yang biasa digunakan ialah klasifikasi kerja (job classification) dan pemeringkatan (ranking).

Sistem penilaian kualitatif dilakukan dengan menilai relatif pekerjaan kepada lain-lain pekerjaan ataupun kepada penyataan tugas umum dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, penyataan tugas seorang wakil khidmat pelanggan dibandingkan dengan penyataan tugas seorang pakar pemprosesan maklumat. Tanggungjawab penilai ialah untuk menentukan pekerjaan yang mana lebih penting atau mempunyai nilai yang lebih tinggi kepada organisasi. Dua kaedah penilaian kualitatif yang boleh digunakan ialah klasifikasi kerja dan pemeringkatan.

Kaedah klasifikasi kerja yang banyak digunakan oleh organisasi besar kini dalam membuat penilaian pekerjaan pada asalnya direkabentuk dan digunakan oleh pihak kerajaan bagi menilai skim perkhidmatan awam dan ianya masih lagi digunakan kini.

Di bawah kaedah ini, beberapa tahap atau tingkat ditetapkan di mana semua pekerjaan yang sama akan dikumpulkan di dalam satu kategori yang sama. Setiap tahap atau tingkat mempunyai satu penyataan tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan bagi sesuatu pekerjaan. Dalam mengklasifikasikan sesuatu pekerjaan mengikut tahap atau tingkat tertentu, penganalisa pekerjaan akan menyemak semula penyataan tugas dan spesifikasi tugas pekerjaan dan akan memilih tahap atau tingkat yang paling sesuai dengan penyataan tugas tersebut. Titik mula kaedah klasifikasi kerja dibuat dengan merujuk kepada penyataan tugas serta spesifikasi tugas yang dihasilkan dari analisis tugas.

Analisis tugas ialah satu proses mengumpul dan menyusun maklumat berhubung tugas, obligasi dan tanggungjawab sesuatu pekerjaan (Gomez-M, 1995, ms. 202). Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam membuat analisis tugas ialah :

1. Menentukan tugas, aktiviti, tingkahlaku atau obligasi utama yang perlu dilaksanakan dalam sesuatu pekerjaan.
2. Menilai kepentingan atau kekerapan relatif pelbagai tugas.
3. Menentukan ciri-ciri pengetahuan, keupayaan, kemahiran dan lain-lain ciri-ciri yang kritikal yang diperlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan.
4. Menentukan ciri-ciri personaliti, sikap, kebolehan atau ciri-ciri mental dan fizikal yang diperlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan.

Selain dari itu, analisis tugas yang dilakukan akan cuba menjawab persoalan-persoalan berhubung tugas-tugas mental dan fizikal yang disempurnakan oleh pekerja, bila tugas perlu disiapkan, di mana kerja akan dilaksanakan, bagaimana pekerja akan melakukan kerja tersebut, mengapa sesuatu kerja itu dilakukan dan apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tersebut.

Dari analisis tugas yang telah dijalankan, ianya dipecahkan secara lebih terperinci kepada penyataan tugas (job description) dan spesifikasi tugas (job specification). Bernardin (1993) menyatakan bahawa penyataan tugas mendefinisikan pekerjaan dari sudut skop dan kandungan sesuatu pekerjaan. Antara maklumat pekerjaan yang boleh didapati dalam penyataan tugas ialah tugas dan tanggungjawab pekerjaan, pengenalpastian pelanggan dalaman dan luaran pekerjaan yang kritikal, peralatan yang akan digunakan dalam pekerjaan, keadaan kerja, perhubungan sesama rakan sekerja dan tahap penyeliaan yang diperlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Gomez-M (1995) mendefinisikan penyataan tugas sebagai satu dokumen yang mengenalpasti, mendefinisi dan menerangkan sesuatu pekerjaan dari aspek tugas, tanggungjawab, obligasi dan keadaan kerja.

Spesifikasi tugas pula merujuk kepada maklumat berhubung ciri-ciri pada diri pekerja yang perlu ada dan dipenuhi untuk melakukan sesuatu pekerjaan dengan berjaya (Gomez-M, 1995, ms. 205). Antara kandungan spesifikasi tugas ialah pengetahuan, kemahiran atau keupayaan serta sikap yang diperlukan untuk melakukan tugas. Contohnya kelayakan pendidikan seperti ijazah sarjana perlu dipenuhi jika ingin menjawat jawatan sebagai pensyarah di institusi pengajian tinggi.

Satu kebaikan menggunakan kaedah ini ialah ianya mudah digunakan. Bahasa yang digunakan mudah difahami di mana pekerja dengan mudah dapat mengenalpasti di tahap mana pekerjaan mereka diklasifikasikan dengan merujuk kepada penyataan tugas yang ditetapkan bagi tahap tersebut. Kaedah ini juga membolehkan perbandingan

Rajah 1.1 : Contoh penyataan tugas pengetua sekolah

(disesuaikan dari sasaran kerja tahunan)

sejumlah besar pekerjaan dibuat. Namun begitu kaedah penilaian ini mempunyai satu kelemahan iaitu ketidakjelasan penyataan gred yang digunakan sebagai asas dalam mengklasifikasikan pekerjaan. Contohnya penyataan gred seperti darjah tanggungjawab yang "sederhana", darjah kemahiran yang "tinggi" atau darjah autonomi yang "lemah". Ketidakjelasan penyataan gred ini menimbulkan rasa kurang puashati atau tidak bersetuju di antara pihak pengurusan, penyelia dan juga pekerja berhubung klasifikasi kerja yang ditetapkan bagi sesuatu pekerjaan.

Kaedah pemeringkatan merupakan satu kaedah penilaian pekerjaan yang paling mudah dan paling biasa digunakan oleh organisasi kecil. Dengan menggunakan judul tugas, semua pekerjaan diberi pemeringkatan atau dibandingkan dari aspek nilai atau kepentingannya kepada oraganisasi.

Masalah utama yang timbul apabila menggunakan kaedah ini dalam menilai sesuatu pekerjaan ialah perbandingan hanya dibuat secara kasar serta kurangnya data berhubung perbezaan antara pekerjaan. Contohnya seorang penilai dapat mengenalpasti bahawa pekerjaan A adalah lebih penting daripada pekerjaan B tetapi sejauhmana pekerjaan A lebih penting berbanding pekerjaan B tidak dapat dinyatakan secara tepat. Kebiasaannya di bawah kaedah pemeringkatan ini hanya kriteria seperti kepentingan atau nilai sesuatu pekerjaan digunakan sebagai asas bagi tujuan pemeringkatan. Oleh kerana itu perbandingan yang dibuat biasanya tidak mempunyai nilai kebolehpercayaan.

Pemeringkatan pekerjaan juga boleh dilakukan dengan menggunakan perbandingan berpasangan (paired-comparison) di mana perbandingan antara semua pasangan pekerjaan yang mungkin perlu dibuat. Namun begitu satu masalah utama yang mendasari kaedah ini ialah jumlah perbandingan yang perlu dibuat jika semua pasangan pekerjaan yang mungkin dibandingkan menggunakan formula (N (N-1) / 2) di mana N ialah jumlah kerja yang dibandingkan.

Jika sebuah organisasi mempunyai 8 jenis pekerjaan, maka hanya 28 perbandingan perlu dibuat iaitu 8 (8-1) / 2 = 28. Tetapi jika organisasi mempunyai 20 jenis pekerjaan yang perlu dibandingkan, perbandingan yang perlu dibuat ialah sebanyak 190. Di samping ianya mudah dan digunakan, kaedah pemeringkatan juga mempunyai beberapa kelemahan lain, di antaranya :

1. kurangnya kriteria objektif yang digunakan sebagai asas penilaian menjadikan penilaian yang dibuat adalah tidak konsisten.
2. adalah sukar untuk membandingkan pekerjaan yang terlalu berbeza di mana kebolehan atau kemahiran yang berbeza diperlukan untuk melakukan tugas tersebut.
3. tiada jaminan bahawa tidak wujud unsur pilih kasih di dalam sistem penilaian yang dibentuk.

Sistem penilaian kuantitatif membahagikan pekerjaan kepada bahagian-bahagian komponen dan penilaian nilai relatif atau mutlak berapa jumlah bahagian komponen kerja yang diperlukan oleh sesuatu pekerjaan akan dibuat. Dua kaedah penilaian kuantitatif yang biasa digunakan ialah kaedah perbandingan faktor dan kaedah faktor mata.

Kaedah perbandingan faktor adalah lebih rumit jika dibandingkan dengan kaedah klasifikasi kerja dan pemeringkatan. Kaedah ini merupakan gabungan antara kaedah pemeringkatan, perbandingan faktor dan juga faktor mata.

Di bawah kaedah ini penilai tidak perlu mengambilkira pekerjaan secara keseluruhan apabila membuat penilaian sebaliknya penilaian dibuat bagi aspek-aspek yang berasingan atau faktor pekerjaan tersebut. Kaedah ini mengandaikan bahawa terdapat lima faktor pekerjaan yang bersifat sejagat yang boleh dijadikan asas perbandingan iaitu :

1. keperluan mental seperti kepandaian, daya imaginasi, keupayaan membuat ta’akulan.
2. kemahiran iaitu koordinasi tenaga melakukan sesuatu pekerjaan serta latihan.
3. keperluan fizikal termasuk duduk, berdiri, berjalan dan sebagainya.
4. tanggungjawab terhadap aspek kewangan, bahan mentah, rekod dan penyeliaan.
5. keadaan kerja yang menggambarkan pengaruh-pengaruh persekitaran seperti kebisingan, pencahayaan, pengudaraan, bahaya dan sebagainya.

Kaedah perbandingan faktor menetapkan satu pekerjaan yang dijadikan sebagai asas penentuan (benchmark) perbandingan. Pekerjaan yang dipilih sebagai asas penentuan ini perlu diketahui oleh penilai. Pihak penilai kemudiannya akan membuat pemeringkatan ke atas pekerjaan ini tadi bagi setiap faktor pekerjaan seperti yang dinyatakan di atas. Selepas proses pemeringkatan pekerjaan yang dipilih sebagai asas penentuan perbandingan dibuat, lain-lain pekerjaan yang akan dinilai akan melalui proses yang sama dengan membandingkan komponen-komponen pekerjaan dengan pemeringkatan pekerjaan yang telah dipilih sebagai asas penentuan perbandingan tadi.

Kaedah faktor mata melibatkan pengenalpastian beberapa faktor yang dianggap sebagai berkaitan dan sejagat bagi semua jenis pekerjaan yang dipertimbangkan serta pemberian mata kepada tahap-tahap yang berbeza bagi setiap faktor. Kaedah penilaian ini tidak membuat pemeringkatan bagi setiap pekerjaan sebaliknya membentuk satu standad dan menilai darjah di mana sesuatu pekerjaan adalah paling sesuai atau paling hampir dengan faktor di dalam standad yang telah ditetapkan tadi. Penilai akan memberi satu nilai angka kepada komponen pekerjaan yang tertentu dan jumlah dari nilai-nilai ini apabila dicampurkan akan memberikan satu nilai kuantitatif berhubung nilai relatif pekerjaan tersebut.

Kaedah penilaian faktor mata dibuat oleh jawatankuasa penilaian pekerjaan yang mengkaji pekerjaan atau penyataan tugas, membahagikan pekerjaan kepada faktor dan sub-faktor yang berasingan, menentukan bilangan faktor pekerjaan yang diperlukan oleh setiap pekerjaan dan memberi nilai mata kepada setiap faktor ini. Jumlah mata yang dikumpulkan oleh sesuatu pekerjaan akan dijadikan asas untuk menentukan nilai pekerjaan tersebut. Bilamana setiap pekerjaan telah mempunyai nilai mata sendiri, maka lengkaplah struktur penilaian pekerjaan sesebuah organisasi di bawah kaedah ini.

Satu kaedah penilaian faktor mata yang paling popular digunakan ialah Pelan Hay (Hay Plan) yang direkabentuk oleh Hay dan Associates, sebuah firma perunding antarabangsa. Pelan Hay menggunakan faktor-faktor kepakaran atau pengetahuan, penyelesaian masalah dan kebertanggungjawaban sesuatu pekerjaan dalam proses penilaian pekerjaan. Ketiga-tiga faktor sejagat ini yang pada kebiasaannya diperlukan oleh apa jenis pekerjaan sekalipun akan dibahagikan kepada lapan sub-faktor yang lain yang memperincikan ciri-ciri spesifik faktor asas tadi yang bertujuan untuk membolehkan penilaian dibuat secara lebih objektif.

Langkah yang paling sukar jika menggunakan kaedah ini dalam membuat penilaian pekerjaan ialah menentukan faktor yang akan diberi penekanan dan nilai dalam penilaian. Pemilihan faktor dan definisinya memberikan satu definisi operasian tentang nilai faktor tersebut kepada organisasi. Oleh kerana itu, faktor-faktor yang akan dipilih perlulah menekankan ciri-ciri yang dianggap oleh organisasi sebagai sesuatu yang penting untuk menjamin keberkesanan pelan strategik organisasi. Faktor yang didefinisikan dengan jelas dan tepat akan meningkatkan kebolehpercayaan nilai mata yang diberi kepada faktor tersebut di antara ahli-ahli jawatankuasa penilaian.

Rajah 1.2 : Faktor-faktor dan sub-faktor pekerjaan yang penting

kepada sesebuah organisasi di bawah Pelan Hay.

Sumber : H. John Bernardin, Joyce E.A. Russell (1993). Human Resource Management : An Experimental Approach. McGraw-Hill, Inc., United States, m. 425.

Penilaian pekerjaan yang bertujuan untuk membanding dan menentukan nilai antara pekerjaan kepada organisasi dilakukan ke atas sesuatu pekerjaan dan bukannya ke atas individu yang melakukan kerja tersebut. Walaubagaimanapun, tidak dapat tidak pekerja akan turut terlibat di dalam proses penilaian ini secara tidak langsung. Ini adalah kerana mereka merupakan kumpulan yang akan menerima kesan dari keputusan penilaian yang telah dibuat.

Oleh yang demikian adalah penting bagi pihak pengurusan yang menjalankan proses penilaian ini untuk memastikan bahawa sebelum penilaian dilakukan, ianya harus dikomunikasikan kepada pekerja dengan berkesan. Penilaian pekerjaan boleh juga digunakan sebagai satu alat pengurusan tanpa melibatkan para pekerja. Ini bermakna komunikasi yang dibuat tentangnya adalah amat minima. Walaubagaimanapun perlu diingat bahawa kerjasama pekerja mungkin diperlukan bagi mendapatkan maklumat yang tepat berhubung pekerjaan mereka. Kerjasama serta penglibatan kesatuan sekerja dalam proses penilaian pekerjaan juga adalah digalakkan kerana dengan cara ini mereka akan dapat menerima keputusan penilaian dengan lebih mudah dan tidak menimbulkan bangkangan atau penolakan di masa akan datang.

Secara ringkasnya, jumlah maklumat serta butiran berhubung penilaian pekerjaan yang ingin dikomunikasikan kepada pekerja perlu dipertimbangkan dengan teliti. Namun begitu, antara maklumat penting yang mesti dikomunikasikan kepada pekerja ialah :

1. Memberitahu mereka bahawa penilaian akan dilakukan terhadap pekerjaan mereka.
2. Menerangkan matlamat serta tujuan penilaian yang hendak dilakukan.
3. Menjelaskan proses penilaian dan tempoh masa yang akan digunakan.
4. Menjelaskan prinsip-prinsip penilaian.
5. Memberitahu keputusan penilaian kepada pekerja (jumlah maklumat yang disampaikan mungkin berbeza dari satu organisasi kepada yang lain).

Dalam hal memberitahu keputusan penilaian kepada pekerja, persoalan yang sering ditimbulkan ialah adakah pekerja perlu diberitahu jumlah mata sebenar yang diberikan kepada kerja mereka (jika menggunakan kaedah faktor mata dalam penilaian). Mereka juga perlu diberitahu tentang gred atau lingkungan gaji yang setara dengan jumlah mata yang mereka perolehi. Satu risiko atau kemungkinan yang perlu dihadapi oleh pihak pengurusan jika pekerja diberitahu tentang keputusan penilaian ialah akan wujud usaha-usaha untuk merayu jika jumlah mata yang diperolehi menghampiri gred yang lebih baik.

Maklumat pekerjaan yang diperolehi akan mempengaruhi keputusan penilaian yang dibuat atas pekerjaan. Ketepatan keputusan penilaian banyak bergantung kepada ketepatan maklumat pekerjaan yang dikumpulkan. Pada umumnya, maklumat ini boleh diperolehi dari dua sumber utama iaitu dari dokumen penyataan tugas ataupun dengan menemubual pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut.

Bagi organisasi besar, penilai selalunya mendapatkan maklumat berhubung pekerjaan daripada penyataan tugas sesuatu pekerjaan kerana untuk menemubual setiap pekerja adalah sukar dan ini akan memakan masa yang panjang serta kos yang dilibatkan adalah tinggi. Dalam proses penilaian pekerjaan, penilai akan meminta pekerja yang terbabit untuk mengisi skop tugas mereka di dalam borang penilaian.

Sebagai contoh, dalam skim perkhidmatan pendidikan, penilaian pekerjaan dibuat dengan menggunakan borang SKT1 yang mana butir-butir berhubung pekerjaan akan diisi oleh pegawai yang dinilai setelah berbincang dengan Pegawai Penilai Sasaran Kerja Tahunan. Pegawai penilai ini adalah ketua kepada pegawai yang hendak dinilai. Jika pegawai yang dinilai adalah seorang pensyarah, maka pegawai yang akan membuat penilaian ialah ketua jabatan. Rasional mengapa butiran pekerjaan dipenuhkan oleh individu yang akan dinilai ialah kerana mereka lebih arif dan faham akan skop pekerjaan mereka.

Pada umumnya kebanyakan organisasi tanpa mengira saiz, mempunyai panel penilaian pekerjaan mereka sendiri walaupun penilaian boleh dilakukan oleh individu. Penilaian yang dibuat oleh panel penilai yang dibentuk yang terdiri dari ahli-ahli yang mempunyai kredibiliti dalam organisasi dapat mengurangkan ketidakadilan atau pilih kasih berbanding jika ianya dilakukan oleh individu. Ini adalah kerana setiap individu mempunyai sikap prejudis berhubung nilai sesuatu pekerjaan. Selain dari itu, pembentukan panel penilaian akan dapat mempertingkatkan kefahaman dan pengetahuan tentang organisasi dan pekerjaan.

Di samping mempunyai kredibiliti dalam organisasi, ahli-ahli yang dipilih sebagai panel penilaian sepatutnya menjadi wakil kepada pekerja. Contohnya, jika tidak ada ahli panel yang dipilih dari kalangan wanita, dikhuatiri akan wujud diskriminasi terhadap pekerja wanita dalam proses penilaian yang dibuat terhadap pekerjaan mereka walaupun skim penilaian yang digunakan dikatakan sebagai bebas dari elemen pilih kasih. Walaubagaimanapun, bilangan ahli yang menganggotai panel penilaian ini sebaik-baiknya diminimakan seboleh yang mungkin untuk mengelakkan penggunaan masa dan sumber yang terlalu banyak. Keputusan penilaian yang dibuat seharusnya dicapai dengan persetujuan ramai. Jika tidak ada persetujuan yang dicapai, ini menunjukkan panel penilai tidak memahami pekerjaan tersebut dan mereka memerlukan lebih banyak maklumat dan penjelasan tentang pekerjaan itu.

Samada organisasi perlu mewujudkan proses rayuan penilaian atau tidak bergantung kepada budaya organisasi berkenaan dan juga samada penilaian dibuat hanya sebagai satu amalan pengurusan sahaja ataupun tidak. Jika penilaian dibuat sekadar untuk mematuhi prosedur pengurusan, maka isu samada rayuan dibolehkan atau tidak, tidak timbul. Bagaimanapun, bagi kebanyakan organisasi besar yang mempunyai sejarah perundingan kolektif, proses rayuan ini mungkin sukar untuk dielakkan.

Persoalan yang timbul jika rayuan terhadap keputusan penilaian dibenarkan ialah siapakah yang dibolehkan untuk merayu dan berapa banyak maklumat yang perlu diberikan kepada mereka.

Jika pekerja dibenarkan membuat rayuan, organisasi perlu menjelaskan apakah perkara-perkara yang pekerja dibolehkan membuat rayuan seperti markah penilaian yang diperolehi, gred ataupun gaji yang diberi berdasarkan kepada markah penilaian yang mereka perolehi. Seterusnya, organisasi perlu menentukan siapa yang akan mendengar rayuan tersebut. Dan biasanya mereka yang dipilih untuk mendengar rayuan pekerja adalah mereka yang tidak terlibat secara langsung dalam pembuatan keputusan rayuan.

Walaupun penilaian pekerjaan dilihat sebagai satu cara yang dapat membantu menentukan nilai sesuatu pekerjaan dalam organisasi, terdapat beberapa kelemahan yang ditimbulkan berhubung sistem ini. Antaranya ialah :

1. Ianya memakan masa yang panjang dan bersifat birokratik. Dalam melaksanakan proses penilaian, banyak organisasi terperangkap dengan penggunaan masa yang panjang dan seringkali terlupa bahawa ianya hanyalah merupakan satu cara untuk mendapatkan hasil akhir.
2. Bagi organisasi kecil, adalah tidak begitu penting untuk menjalankan proses penilaian pekerjaan yang terlalu analitikal dan subjektif. Manakala banyak organisasi lain pada keseluruhannya struktur ganjaran dalaman mereka didominasi oleh kadar ganjaran di pasaran. Mereka terpaksa menawarkan ganjaran yang sewajarnya dalam usaha menarik tenaga kerja yang berkebolehan. Dengan ini, sistem penilaian pekerjaan tidaklah begitu penting dalam menentukan struktur ganjaran sesuatu pekerjaan.
3. Oleh kerana penilaian pekerjaan banyak melibatkan hasil budibicara, ianya mungkin dipengaruhi oleh sikap prejudis individu penilai dan juga organisasi terhadap pekerjaan yang dinilai. Ini akan mempengaruhi objektiviti sesuatu penilaian yang dibuat.
4. Penilaian pekerjaan tidak menggambarkan kebolehlenturan yang diperlukan dalam pekerjaan melainkan penyataan tugas yang disediakan merangkumi aspek-aspek kebertanggungjawaban dan objektif pekerjaan yang luas.
5. Dalam proses penilaian, aspek yang diberi penekanan ialah saiz dan kepentingan sesuatu pekerjaan kepada organisasi. Oleh kerana itu, elemen-elemen prestasi serta usaha yang dicurahkan oleh pekerja dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan tanpa mengira samada kerja yang mereka lakukan itu penting atau tidak kepada organisasi, tidak diberi perhatian.
6. Kesatuan sekerja seringkali menggunakan sistem penilaian ini sebagai satu landasan yang kukuh untuk mereka menuntut kenaikan gaji walhal tujuan utama penilaian dibuat adalah untuk mewujudkan satu struktur ganjaran yang seimbang dan adil mengikut nilai pekerjaan kepada organisasi.
7. Sistem penilaian pekerjaan tidak seharusnya digunakan sebagai remedi kepada kelemahan dan kesilapan dalam program atau struktur upah dan ganjaran dalaman organisasi. Dalam kata lain, apabila terdapat kecacatan dalam struktur ganjaran, ianya tidak hanya boleh diperbaiki dan diatasi dengan menggunakan sistem penilaian sahaja.