Pengurusan prestasi lebih berbentuk kepada mengendalikan penilaian atau beberapa siri penilaian pada sesuatu masa dan merupakan satu bahagian yang penting di dalam bidang pengurusan sumber manusia. Majikan sepatutnya memberi pekerja sokongan dan keadaan yang sesuai kepada kakitangan bagi mendapatkan keputusan penilaian prestasi yang di kehendaki. Pekara-pekara yang perlu diambil kira oleh majikan dalam menilai prestasi kakitangan adalah seperti berikut :-

1. Memberi sokongan secara praktikal yang bersesuaian dengan sumber yang sedia ada.
2. Memastikan pekerja mengetahui dengan jelas keputusan prestasi penilaian yang diperlukan dan memberi khidmat nasihat jika di perlukan.
3. Memberi program latihan dan pembangunan kepada pekerja supaya mereka dapat mencapai prestasi yang dikehendaki.
4. Mengubahsuai pengukuran sasaran , keutamaan dan prestasi berdasarkan kepada perubahan di dalam keutamaan organisasi,pasaran,dasar kerajaan dan sebagainya.

Dalam sesuatu pengurusan prestasi, pekara yang perlu dipertimbangkan ialah prestasi pengurus yang cemerlang dan menjadi contoh kepada pekerja yang lain. Sesuatu cara pengurusan bergantung kepada beberapa faktor iaitu personaliti individu, suasana tempat kerja, ukuran masa dan budaya sesuatu organisasi. Pengurusan prestasi yang berkesan harus mempunyai panduan dan bantuan dalam pembangunan sumber manusia. Menurut Prof. Dr. Mohd Kamal Hassan " Sekiranya pendekatan pengurusan moden membenarkan profesional

( termasuk pengurus ; pentadbir ) berpegang teguh kepada 'share value' sesuatu organisasi tanpa mengambilkira samada bercanggah atau tidak dengan sistem nilai yang lebih besar yang wujud di luar profession, maka di dalam Islam kesetian kepada perintah Allah dan Rasul wujud nilai utama yang mengatasi segala nilai-nilai lain yang wujud di dalam sesuatu sub-sistem atau sub budaya".( Shahrom, 1962 ).

Pemantauan prestasi adalah salah satu daripada bahagian di dalam proses pengurusan prestasi. Penilaian prestasi diadakan sekali atau dua kali setahun dan ianya dalam bentuk temubual diantara pekerja dengan majikan. Kadangkala hasil daripada temubual ini pekerja dapat meningkatkan gaji dan kenaikan pangkat pekerja. Selain daripada itu hasil daripada temubual ini akan memberikan penekanan terhadap program latihan dan pembangunan pekerja.

Proses temubual juga dapat membina dan menyokong seseorang individu dalam meningkatkan dan membangunkan prestasi kerjanya. Pekerja yang bersemangat biasanya dapat menerima kritikan daripada majikannya semasa di akhir sesi temubual tersebut. Beberapa prinsip di perlukan dalam memenuhi ciri-ciri tersebut. Antaranya adalah :-

1. Tiada kejutan berlaku di dalam penilaian semasa temubual. Penilaian perlu mengambilkira terhadap prestasi pekerja sebelum temubual kerana ianya merupakan maklumbalas daripada pengurus.
2. Proses ini perlu di applikasikan kepada semua pekerja . Semua pekerja mempunyai hak untuk mengetahui tahap prestasi mereka dan ianya syarat yang perlu dalam meningkatkan lagi pencapaian pekerja tersebut.
3. Pekerja digalakkan untuk menyatakan prestasi mereka dan memberikan pendapat mereka apa yang mereka fikirkan dan apa yang telah mereka lakukan.
4. Perbincangan harus difokuskan kepada matlamat yang telah ditetapkan dan pencapaian yang dikehendaki untuk mencapai matlamat tersebut.
5. Penilai perlu ingat peraturan bahawa mereka hanya mempunyai 2 telinga dan satu mulut yang digunakan semasa mengendalikan temubual prestasi tersebut.

Bahagian yang paling penting dalam penilaian prestasi adalah untuk membuat keputusan bagi prestasi individu dalam mengenalpasti matlamat yang telah ditetapkan. Menilai prestasi adalah lebih mudah daripada membuat keputusan yang berkualiti. Dalam membuat keputusan terdapat beberapa prinsip yang perlu di ambilkira, antaranya ialah :-

1. Prestasi mesti dinilai bergantung kepada objektif keseluruhan, dimana ianya akan dipecahkan kepada beberapa matlamat yang akan dipengaruhi oleh objektif keseluruhan.
2. Objektif harus boleh digunakan untuk semua pekerja yang mempunyai percampuran diantara pengukuran objektif dan persaingan di mana persaingan yang digunakan harus diterangkan dengan berhati-hati dalam bentuk kemahiran yang dapat di tunjukkan atau perlakuan.
3. Terdapat beberapa jalan singkat untuk menilai prestasi. Langkah berhati-hati perlu diberi pada setiap objektif dan matlamat. Pekiraan harus dibuat pada keadaan dimana mereka telah capai.
4. Di dalam kadar prestasi, penilai harus mengambilkira di dalam semua aspek pekerjaan. Pemberian kadar keseluruhan bagi sesuatu kerja sebagai merangkumi keseluruhan dan tidak benar dan akan mempengaruhi prestasi keseluruhan.
5. Salah satu kesukaran yang dialami oleh pengurus dalam penilaian pekerja adalah untuk menilai individu itu sendiri. Antaranya adalah masalah memberikan keputusan prestasi yang baik kepada pekerja yang di senangi dan keputusan yang sebaliknya.
6. Dalam mengambilkira prestasi individu penekanan harus diberi berpandukan kepada keutamaan objektif dan prestasi keseluruhan dan ianya harus diukur bertentangan dengan kebolehan pekerja.
7. Pekiraan harus di ambilkira terhadap faktor dalaman yang akan mempengaruhi prestasi seperti perubahan di dalam organisasi , sumber yang ada dan tahap persaiangan yang wujud di dalam perkiraan.
8. Penilai atau pengurus harus mengambilkira keadaan luaran seperti keadaan pasaran, perubahan di dalam undang-undang atau polisi kerajaan serta keadaan ekonomi.

Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat oleh seseorang pengurus. Diantara faktor yang boleh mempengaruhi pemikiran pengurus adalah :-

1. Umur, pengalaman pengurus dan pekerja.
2. Personaliti
3. Jantina dan Bangsa
4. Hubungan kekeluargaan
5. Prestasi pekerja yang lepas dan sekarang.
6. Kebimbangan penilai/pengurus dan reaksi individu yang dinilai/pekerja.

Terdapat beberapa garis panduan yang perlu diikuti oleh penilai semasa temubual. Antaranya ialah :-

1. Mereka harus merancang dengan teliti pertemuan tersebut terlebih dahulu. Ini bermakna idak hanya menggunakan pejabat yang tiada gangguan tetapi penilai harus membaca segala dokumen yang berkaitan untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan, pekerja harus bersiap sedia untuk pertemuan dengan mengenal pasti prestasi mereka dan boleh menjangkakan kadar prestasi mereka sebelum pertemuan tersebut. Ini adalah penting kerana proses tersebut adalah dalam bentuk 2 hala dan tidak memerlukan kejutan bagi mana-mana pihak.
2. Penilai harus memastikan bahawa perjumpaan tersebut dikendalikan dalam keadaan yang selesa dan tempat yang memberi penekanan terhadap kaunseling, mengajar dan pembangunan peranan adalah sebahagian daripada tanggungjawab pengurusan.
3. Penekanan perlu diberi terhadap aspek yang positif dalam prestasi dan bukannya yang negatif namun begitu keseluruhan perlulah dibaiki.
4. Dalam membincangkan kekurangan keberkesanan prestasi, peluang untuk meningkatkan prestasi harus ditekankan.
5. Pekerja harus digalakkan untuk bercakap dan pengurus harus berbincang segala masalah yang dihadapainya dan harus diberi penyelesaian terhadap masalah tersebut.
6. Tindakan perlu dipersetujui untuk menjelaskan segala masalah yang dikenal pasti dan membangunkan pekerja yang terlibat.
7. Segala tindakan yang dipersetujui perlu dibuat agar pengukuran prestasi dapat diteruskan.
8. Kadar prestasi akan mempengaruhi pemikiran pekerja semasa perjumpaan. Oleh sebab itu adalah lebih baik segala perbincangan harus di hindarkan daripada temubual penilaian yang lebih mengambil kira terhadap pembangunan pekerja
9. Akhirnya perlu diingatkan penilaian temubual haruslah dirahsiakan.

Kunci kejayaan penilaian prestasi akan memastikan bahawa pengurus mempunyai kewibawaan dalam proses tersebut dan terlatih serta prinsip penilaian dapat diterima pakai oleh semua pekerja.

Imbuhan prestasi merupakan satu eleman yang penting dalam proses pengurusan prestasi kakitangan, diman ia memberi penghargaan kepada pencapaian yang telah diperolehi. Ianya boleh dibuat dalam bentuk seperti pujian, peluang untuk latihan dan pembangunan serta kenaikan pangkat. Manusia sangat mengambil berat sekiranya imbuhan dalam penilaian prestasi berbentuk ganjaran kewangan.

Apabila adanya tekanan dalam perniagaan untuk meningkatkan prestasi reaksi yang biasa dibuat oleh kebanyakan pengurus ialah untuk mendapatkan keputusan yang cepat walaupun mereka tidak mempunyai sistem yang komprehensif dalam sesuatu pengurusan prestasi. Objektif prestasi yang berhubung dengan pembayaran adalah :-

1. Untuk motivasi pekerja apabila mereka diberi penghargaan yang mempunyai kaitan terhadap daya usaha mereka.
2. Untuk meningkatkan fokus dan komitmen pekerja dalam mencapai objektif.
3. Untuk membantu pembangunan budaya prestasi dan pengukuhan budaya yang sedia ada.
4. Untuk penghargaan kepada individu yang mengambil bahagian dalam kejayaan organisasi.
5. Untuk menolong melatih dan menentukan kakitangan yang berkualiti tinggi.
6. Untuk memastikan imbuhan adalah sejajar dengan prestasi organisasi.
7. Atasi sebab ekuiti, ianya diterima agar mereka yang banyak melibatkan diri harus menerima penghargaan atau imbuhan yang tertinggi.
8. Untuk mencapai objektif organisasi, beberapa bayaran insentif boleh dibuat.
9. Untuk menggalakan fokus terhadap prestasi individu ataupun pasukan ianya bergantung terhadap keperluan organisasi.

Untuk memperkenalkan pengurusan prestasi kakitangan, beberapa strategi perlu dibuat. Diantaranya adalah :-

1. Ianya harus berhubungkait dan menyokong misi organisasi dan nilai teras yang berkaitrapat dengan strategi korporat.
2. Ianya mesti sehaluan dan bersesuaian dengan budaya organisasi.
3. Proses tersebut mesti mendapat komitmen atau kerjasama sepenuhnya dari pucuk pimpinan seta pengurus dan pekerja bawahan.
4. Perhubungan dan perbincangan bersama pekerja dapat menyokong komunikasi yang baik dan latihan kepada semua yang terlibat.
5. Skim ini harus disokong dengan sistem yang komprehensif, iaitu menetapkan objektif serta matlamat dan bidang kerja yang jelas.
6. Skim ini haruslah tetap dan sebarang perubahan dibuat jika difikirkan perlu.
7. Aspek pembangunan individu dalam pengurusan prestasi haruslah diasingkan daripada pertimbangan untuk memberikan imbuhan.
8. Tiada mempunyai kaitan dengan pembayaran kewangan sehingga skim tersebut berkesan pada jangkawaktu tersebut dan diterima oleh organisasi tersebut.

Penilaian prestasi kakitangan dalam bidang pendidikan tidak sahaja bergantung kepada keputusan peperiksaan pelajar tetapi ianya bergantung kepada proses pembelajaran yang dapat diwujudkan oleh seseorang pendidik semasa di dalam kelas. Penilaian prestasi seseorang pendidik itu boleh dibuat atau dinilai daripada perspektif yang luas dan secara khusus boleh difokuskan kepada beberapa aspek penting yang dapat menunjukkan ciri-ciri keunggulan dan kewibawaan seseorang guru atau pendidik.

Prestasi yang berbeza-beza ini dapat menunjukkan wujudnya kualiti guru yang berbeza dalam profesion perguruan khususnya berhubung dengan perkembangan dan keterampilan seseorang guru. Antara ciri-ciri yang diambil kira dalam menilai prestasi pendidik adalah:

1. Inisiatif/daya usaha.

Ini meliputi inisiatif guru dalam meningkatkan kemajuan profesionalisme perguruan, inisiatif memajukan murid, daya usaha bagi meningkatkan pencapaian matapelajaran yang diajar dan inisiatif bagi membawa pembaharuan dan perubahan yang sesuai selaras dengan perubahan dasar-dasar baru pengajaran dan pendidikan.

2. Dedikasi.

Dapat menjalankan tugas dengan dedikasi dan bertanggungjawab, menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap tugas-tugas yang diberi, sentiasa berusaha meningkatkan kemajuan dan menjayakan rancangan yang perlu dilaksanakan, tidak terlampau bergantung kepada ketua atau orang lain untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab yang mencabar. Mempunyai motovasi diri dan dorongan yang tinggi untuk membawa kejayaan.

3. Perancangan.

Dapat merancang dan melaksanakan perancangan dengan berkesan, fleksibiliti dalam melaksanakan perancangan dapat meningkatkan prestasi dan kemajuan akademik murid, mengadakan perancangan yang teratur dan mengurus kepada matlamat yang ingin dicapai. Dapat mengekalkan pencapaian prestasi yang tinggi.

4. Kerjasama.

Menunjukkan sikap kerjasama yang tinggi bagi menjayakan segala urusan pendidikan dan pembelajaran murid. Komitmen dengan sebarang bentuk kerjasama, bersedia berkongsi kepakaran dan pengalaman untuk kemajuan profesional, pendidikan dan sekolah. Dapat bekerja dalam satu pasukan untuk menjayakan wawasan dan misi organisasi.

5. Kepimpinan.

Menunjukkan kepimpinan yang baik dari segi sahsiah, tingkah-laku, dapat memberi contoh teladan yang baik, mempunyai wawasan dan misi kepimpinan, daya intelektual dan daya kemahiran berhubung dengan orang lain, kebolehan menyelesaikan konflik dan masalah dengan bijaksana, bersikap adil dan bertimbang rasa, bermotivasi dan dapat memimpin untuk perubahan, dapat memimpin kumpulan kecil dan dapat memimpin bilik darjah dengan berkesan.

6. Kepakaran.

Menunjukkan kepakaran dalam bidang pengajaran dan matapelajaran (pengetahuan) yang diajar, sentiasa terkini pengetahuan baru, menunjukkan kecekapan mengajar dan dapat mempertahankan standard dan kualiti pengajaran, berpengetahuan luas dan boleh mempertahankan kecermerlangan akademik, memimpin dan memberi tunjuk ajar kepada guru-guru lain dalam sesuatu bidang kepakaran.

7. Integriti.

Mempamerkan aspek intergriti yang tekal dalam organisasi, dapat mewujudkan keharmonian dan menunjukkan kesetiaan dan sokongan bagi menjayakan perjuangan profesionalisme pendidikan dan wawasan organisasi.

8. Keaktifan (assertiveness)

Keaktifan sebagai seorang ahli profesional dalam mencorakkan perkembangan pendidikan di bilik darjah dan dalam organisasi sekolah. Sentiasa memberi maklum balas (respons) yang positif kepada perubahan dan prkembangan yang berlaku. Dapat memberi pandangan dan input profesionalisme yang baik bagi menangani masalah semasa dan masalah yang memerlukan daya intelektual yang tinggi.

9. Pengurusan masa.

Alat untuk penilaian dan pembangunan. Dengan melihat prestasi yang dulu untuk mengenalpasti pencapaian dan kekurangan; dan membentuk plan yang terperinci untuk meningkatkan prestasi dimasa hadapan.(Stephen P.Robins, 1995).

Jika penyelia dapat mengesan kekurangan pekerjanya, maka satu perancangan yang terperinci perlu dibuat bagi membetulkan keadaan ini. Dengan memberi penekanan yang sama terhadap masa akan datang dan yang telah lepas, pekerja tidak gemar bertindakbalas mempertahankan maklumbalas pencapaian. Proses penilaian dapat memberi motivasi kepada pekerja untuk memperbaiki kelemahannya.

Penilaian prestasi adalah berbentuk aktiviti yang formal dan tidak formal. Pemantauan (observation) prestasi yang formal harus dilakukan paling minimum sekali dalam setahun atau lebih untuk kebaikan. Pemantauan dua kali setahun bermakna semakin kurang penilaian prestasi dibuat terhadap sesuatu penilaian tersebut. Maka, tekanan terhadap pekerja akan semakin berkurangan.

Penilaian prestasi tidak formal merujuk kepada penilaian yang dilakukan oleh penyelia dari hari ke hari (setiap hari) dan pekerja akan mengetahui prestasi mereka dari masa ke semasa. Penyelia yang cekap akan selalu memberi maklumat yang tidak formal kepada pekerja (berkaitan dengan aspek positif dalam kerja dan masalah yang mereka hadapi). Oleh kerana maklum balas tidak formal lebih terbuka dan jujur, maka pemantauan secara formal akan kurang digeruni oleh pekerja dan ianya tidak akan menjadi satu kejutan.

Semakin besar organisasi tersebut, maka prosedur bagi penilaian adalah lebih formal dan standard.

Ciri-ciri Penilai:

Mengikut Gary P. Latham dan Kenneth N.Wexley, Increasing Productivity Through Performance Appraisal (Reading, MA:Addison-Wesley,1981),p.80. Lebih kurang 95% penilaian ke atas pekerja dikendalikan oleh penyelia. Walaubagaimanapun penyelia bukanlah satu-satunya sumber yang dapat memberikan maklumat penilaian yang tepat tentang pekerja. Ini adalah kerana pekerja mempunyai nilai dalaman yang baik yang boleh ditunjukkan oleh mereka sendiri. Oleh sebab itu penilaian dari rakan sekerja diperlukan.

Penilaian sendiri menunjukkan pencapaian yang tinggi oleh pekerja tersebut dan ia akan cenderung mengurangkan daya usaha dalam proses penilaian dan ini akan memberikan kesan yang baik dalam stimulasi perbincangan prestasi di antara pekerj dan penyelia. Walaubagaimanapun penilaian sendiri ini sangat berkesan sebagai alat membangunkan pekerja berbading dengan kegunaan penilaian itu sendiri.

Terdapat ciri-ciri atau elemen dalam sesuatu jawatan penilaian rakan sekerja adalah lebih baik daripada penilaian seorang penyelia. Bagi sesetengah jawatan dalam jangka waktu yang pendek, penyelia tidak akan membuat penilaian terhadap pekerja mereka kerana mereka lebih banyak mengawal atau dalam keadaan kawasan kerja berkumpulan, rakan dalam kumpulan selalunya membuat penilaian yang lebih baik sesama mereka berbanding dengan mana-mana penyelia kerana mereka lebih banyak memahami prestasi pekerja di antara rakan-rakan mereka. Dalam jangka waktu yang singkat, bantuan penilaian daripada penyelia bersama dengan penilaian daripada rakan sekerja dapat meningkatkan ketepatan proses penilaian tersebut.

Kriteria yang perlu dipilih oleh penyelia ketika membuat penilaian prestasi ke atas prestasi kakitangan, akan memberi pengaruh yang besar ke atas apa yang pekerja hendak lakukan. Tiga bentuk penilaian yang diperlukan dalam membuat penilaian ke atas pekerja adalah hasil kerja individu, perlakuan dan perangai.

1. Hasil Kerja Individu.

Jika hasil kerja diambil kira berbanding dengan keupayaan, maka penyelia perlu membuat penilain keatas hasil kerja akhir. Sebagai contoh, melalui penilaian berdasarkan hasil kerja seseorang pencuci karpet perlu dinilai berdasarkan berapa banyakkah bilangan meter persegi karpet yang boleh dicucinya dalam sehari.

2. Perlakuan.

Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi iaitu;

1. Absolute Standard.

1. Penulisan Essei.

Adalah satu cara penilaian yang paling mudah kerana kita hanya perlu menulis kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk peningkatan. Penulisan essei tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan intensif untuk menyiapkannya tetapi keputusannya selalu bergantung kepada kebolehan penulis. Penilaian yang baik atau sebaliknya boleh dikenal pasti daripada cara penulisan penyelia terhadap prestasi pekerja ditahap yang biasa.

2. Keadaan Genting (incident critical).

Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja dalam membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak berkesan. Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak dikenali sebagai peranan personaliti. Senarai keadaan genting dapat memberikan satu contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang dikehendaki dan ini boleh dikatakan sebagai peningkatan.

3. Senarai Semakan.

1. Taraf Berkumpulan.

1. Taraf Individu.

Kedua-dua belah pihak iaitu majikan dan kakitangan mestilah peka dengan objektif utama penilaian di dalam pengurusan prestasi, iaitu;

• Memastikan kakitangan tahu apakah yang harus atau patut dilakukan dan bagaimana sesuatu penilaian dilakukan.
• Membantu kakitangan membangunkan kemahiran yang perlu untuk memastikan kejayaan pada dirinya serta majikan bagi kenaikan pangkat atau satu tahap yang sesuai dijawatinya.
• Menyediakan mekanisma bagi kakitangan untuk membincangkan keupayaannya menjalankan tugas bersama pentadbir/pengurus dan ganjaran serta imbuhan yang bakal diperolehi.
• Memastikan ianya adil dan tujuan penilaian dibuat bagi pembayaran serta pelarasan gaji kakitangan.
• Menyediakan rekod perkhidmatan bagi setiap kakitangan untuk pencapaiannya di dalam sesebuah organisasi.

Pengurusan prestasi yang cekap dan berkesan bukan sahaja memberi keuntungan atau faedah kepada kaitangan serta majikan itu sendiri, malah ianya menyumbang kepada persaingan yang sihat di antara organisasi itu sendiri dan oraganisasi lain dan seterusnya kepada sistem sosial dan kerajaan sesebuah negara.