Seseorang pengurus perlu mengurus sesebuah organisasi melalui pelbagai alternatif seperti pengambilan pekerja baru, kerja lebih masa, pekerja-pekerja sementara atau sub-kontrak. Akan tetapi jika pilihan-pilihan ini tidak sesuai digunakan,

sesebuah organisasi itu akan mengalami masalah berhubung dengan pengurusan syarikatnya.

Pengurus juga harus mampu untuk merancang, mengurus dan mengawal operasi pengambilan, kerana mereka mempunyai tanggungjawab akhir atasnya. Tanggungjawab ini merupakan tanggungjawab yang lebih besar daripada pakar-pakar sumber itu sendiri. Penghuraian mengenai kaedah penapisan dan pemilihan calon-calon pekerja untuk sesuatu pekerjaan termasuk saranan dan semakan rujukan, borang-borang permohonan, temuduga, ujian kemampuan dan contoh kerja, poligraf, analisis tulisan tangan dan ujian dadah perlu dilakukan dengan sempurna.

Proses ini memperlihatkan bagaimana untuk menganggar faedah ekonomi daripada program pemilihan dan ia mengutarakan banyak gambaran yang sebenarnya dilakukan oleh sesebuah syarikat itu.

Pada mulanya, pihak jabatan sumber manusia syarikat tersebut harus menentukan segala keperluan kerja dengan mengkaji semula maklumat analisis kerja. Daripada penghuraian kerja dan spesifikasi kerja, diperolehi maklumat berkenaan dengan ciri-ciri kerja yang dikosongkan serta sifat dan kelayakan orang yang dikehendaki untuk memenuhi kekosongan jawatan tersebut. Ciri-ciri yang demikian boleh dijadikan garis panduan pengambilan pekerja.

Setelah diperoleh maklumat tentang keperluan-keperluan kerja yang hendak diisi, langkah seterusnya adalah untuk menentukan sumber-sumber rekrut untuk memenuhi kekosongan kerja tersebut. Dua sumber utama ialah sumber dalaman (iaitu pekerja sendiri) dan sumber luaran seperti para penganggur di pasaran buruh. Setelah sumber-sumber ini ditentukan, kaedah pengambilan pekerja yang hendak digunakan perlu pula ditentukan. Dengan menilai baik buruk setiap kaedah, kaedah yang paling sesuai dapat dipilih dan digunakan untuk memperoleh sekumpulan pemohon kerja yang layak.

Secara ringkasnya dapat ditunjukkan dalam Rajah 1.

Struktur pengambilan dapat dijelaskan dengan lebih teliti melalui Rajah 2. Ianya menentukan keperluan sumber manusia (jumlah, campuran kemahiran, tingkatan, kerangka masa), yang merupakan hasil analisis kerja dan aktiviti perancangan sumber manusia.

Langkah pertama adalah penapisan permulaan, dimana pada asasnya merupakan proses "pemilihan" yang cepat dan tidak dilakukan dengan teliti. Ketika enam puluh tahun dahulu, pengambilan hanya dilakukan dengan memeriksa calon-calon tersebut tanpa menyelidiki beberapa ciri-ciri penting untuk penyesuaian pengambilan kecuali dengan hanya melihat kepada kekuatan fizikalnya sahaja. Pemilihan dengan kaedah ini kemudiannya hanya akan mengarahkan calon-calon yang lain untuk datang pada hari yang lain.

Proses pemilihan melalui kaedah ini belum cukup untuk membayangkan potensi seseorang terhadap pengurusan atau terhadap sebarang bentuk pekerjaan yang berkaitan. Apa yang diperlukan sudah pastinya ialah contoh-contoh kelakuan, sama ada melalui ujian temuduga peribadi atau melalui keterangan orang lain tentang seseorang calon itu, iaitu sama halnya dengan semakan rujukan daripada sedikit maklumat peribadi seseorang itu.

Selepas peringkat pemilihan, pengurus atau orang yang ditugaskan untuk melakukan pengambilan, tidak lagi akan berurusan dengan calon-calon pekerja, tetapi pengurus tersebut akan berurusan dengan pekerja yang telah dipilih tadi. Lazimnya langkah pertama dalam pengenalan kepada pekerja baru adalah dasar, amalan dan faedah syarikat (dari sudut tekniknya, ini disebut "sosialisasi") ialah program orientasi. Orientasi ini biasanya akan mengambil masa beberapa jam atau beberapa minggu iaitu berbentuk formal, tidak formal atau gabungan keduanya.

Seterusnya sesudah orientasi, penempatan akan berlaku . Ianya ialah penugasan individu kepada pekerjaan. Didalam firma yang besar, contohnya, individu mungkin pada awalnya dipilih berdasarkan potensi mereka untuk berjaya dalam pengurusan am. Sesudah mereka diteliti dan dinilai sepanjang program latihan pengurusan yang insentif, pekerja-pekerja tadi akan memiliki sedikit pengetahuan mengenai tugas mereka. Setelah melalui beberapa pengalaman disepanjang tempoh pekerjaan, mereka berada didalam kedudukan lebih baik (memperoleh sedikit pengetahuan) untuk ditugaskan kepada kerja-kerja khusus dalam lingkungan kerja yang lebih luas. Contohnya kerja pemasaran, pengeluaran atau penjualan. Walau bagaimanapun, terdapat juga kejadian apabila pekerja dipilih secara penempatan satu dasar. Manakala program penempatan yang lebih optimum (iaitu pilih, suaikenal, kemudian tempatkan) ditemui di kebanyakan organisasi yang amat besar seperti organisasi ketenteraan.

Apabila pekerja baru telah dipilih, dikenalkan dan ditempatkan, mereka kemudiannya akan dilatih untuk mencapai tahap kecekapan dalam prestasi pekerjaan. Latihan-latihan yang disediakan merupakan suatu urusan yang amat penting.

Akhir sekali, penilaian prestasi memberikan maklum balas kepada pekerja berhubung dengan kecekapan prestasi kerja mereka yang lalu dan yang sekarang. Seterusnya ianya akan memberikan asas untuk memperbaiki prestasi pada masa akan datang.

Kebiasaannya sekiranya kali pertama pekerja baru dinilai, ia adalah seperti menekan butang yang memulakan pusingan sesuatu gelung secara berterusan, lebih tepat lagi seperti satu gelung maklum balas yang berterusan yang mengandungi prestasi pekerja itu. Penilaian ini akan dilakukan oleh pengurus mengenainya dan komunikasi antara keduanya tentang prestasi dan penilaian juga diambil kira.

Pengambilan dan pemilihan pekerja-pekerja merupakan suatu perkara yang saling berkait rapat antara satu dengan yang lain. Tetapi ujian terakhir adalah prestasi pekerjaan terhadap seseorang individu itu. Penilaian prestasi kali pertama pula adalah satu penilaian yang terpenting sebelum penilaian yang seterusnya dilakukan kerana sekiranya ianya tidak diteliti, akan berlaku pembuangan kos perkhidmatan. Penilaian prestasi seseorang pekerja itu merupakan suatu rangkaian sebuah sistem yang melibatkan aktiviti sumber manusia. Ianya meliputi menilai pengambilan, pemilihan dan latihan di antara banyak aktiviti pengurusan sumber manusia.

Terdapat empat jenis dasar pengambilan yang berkemungkinan dilakukan oleh sesebuah syarikat:

1. Bukan diskriminasi pasif ialah komitmen untuk melayani semua kaum dan kedua-dua jantina secara sama rata dalam keputusan tentang pengambilan pekerja, kenaikan gaji dan bayaran–bayaran atau insentif-insentif yang disediakan. Kaedah ini lebih cenderung kepada pengambilan di kalangan bakal-bakal calon minoriti secara aktif. Gaya cara ini gagal untuk mengenali bahawa amalan diskriminasi pada masa lalu mungkin menghalang calon-calon daripada mendapat peluang pekerjaan sekarang.
2. Tindakan afirmatif tulen ialah usaha bersama sesebuah organisasi secara aktif untuk meluaskan pengumpulan calon supaya tiada seorang pun yang akan dikecualikan atas sebab diskriminasi masa lalu dan masa kini. Walau bagaimanapun, keputusan untuk mengambil pekerja atau untuk menaikan pangkat adalah berdasarkan pada individu yang berkelayakan dan mempunyai potensi terbaik, tidak kira bangsa atau jantina.
3. Tindakan afirmatif dengan pengambilan yang diutamakan bernaksud tindakan yang berlawanan dengan tindakan afirmatif. Ianya dilakukan secara bersistem dan mengutamakan wanita dan kumpulan minoriti dalam keputusan untuk pengambilan dan kenaikan pangkat dan bayaran. Ini adalah sistem "kuota lembut".
4. Kuota keras pula menggambarkan kuasa untuk mengambil atau menaikkan sejumlah atau sebahagian wanita atau anggota kumpulan minoriti.

Isu perundangan dalam pekerjaan lebih mengutamakan kepada sesuatu kes yang berbangkit dan dipertikaikan. Mahkamah Agung menetapkan prinsip bahawa: ¹Keputusan pemilihan personel harus dibuat atas dasar kes-demi-kes, bangsa atau jantina boleh diambil kira sebagai satu faktor dalam keutamaan pemohon, tetapi keputusan menyeluruh untuk memilih atau menolak harus dibuat atas dasar kombinasi faktor itu, seperti ujian kemasukan dan prestasi sebelumnya. Hal ini serupa dengan tindakan afirmatif sebagai strategi pengambilan dan penilaian. Sememangnya inilah cara yang harus dilakukan dalam pasaran buruh yang bebas dan terbuka.(Noran fauziah dan Wan Rafaei,1993)

Sepertimana yang sedia maklum, sebelum sesuatu proses pengrekrutan pihak organisasi memerlukan maklumat-maklumat tentang keperluan atau permintaan sumber manusia. Ini bertujuan untuk membuat anggaran bilangan dan jenis pekerja yang diperlukan oleh organisasi tersebut pada masa hadapan.

Seseorang perancang sumber manusia semestinya mengenal pasti dan mengkaji matlamat-matlamat organisasi sebagai langkah pertama dalam proses mengenal pasti ini. Data berkenaan dengan rancangan pengeluaran, ramalan jualan dan sebagainya merupakan input asas perancangan sumber manusia. Selain maklumat dalaman ini, maklumat luaran seperti arah aliran pasaran, keadaan ekonomi dan iklim politik juga harus di perolehi. (June M.L Poon, 1994).

Terdapat beberapa teknik yang digunakan untuk menentukan keperluan sumber manusia dalam proses merekrut ini. Menurut June M.L Poon, selain berasaskan pertimbangan subjektif pengurus, teknik kuantitatif seperti analisis arah aliran, analisa nisbah dan analisa kolerasi boleh digunakan. Namun begitu, harus diperhatikan bahawa model-model dalam mengenalpasti keperluan merekrut ini adalah berasaskan hubungan yang wujud dengan tingkat permintaan guna tenaga dengan faktor-faktor perniagaan tertentu iaitu faktor peramal.

Apabila keperluan sumber manusia sesebuah organisasi telah ditentukan baik oleh perancang sumber manusia mahupun oleh para pengurus di bahagian-bahagian tertentu, segala keperluan ini boleh dipenuhi melalui pelbagai alternatif seperti kerja lebih masa, pekerja sementara ataupun sub-kontrak. Tetapi jika pilihan-pilihan ini tidak sesuai dijalankan, aktiviti-aktiviti pengambilan pekerja (merekrut) perlu dijalankan. Menurut June M.L Poon di dalam proses merekrut ini, pada mulanya pihak jabatan sumber manusia harus menentukan segala keperluan kerja dengan mengkaji semula maklumat-maklumat analisis kerja. Setelah jawatan yang di tawarkan dipenuhi ianya memerlukan kepastian daripada pengurusan sumber manusia dalam menentukan samada perlunya keperluan merekrut untuk memenuhi permintaan kerja-kerja tersebut.

Selain itu banyak persoalannya akan timbul apabila proses merekrut ini dijalankan. Antaranya ialah adakah perlunya sesuatu jawatan itu diisi dengan pekerja baru dan adakah terdapatnya keperluan yang penting dalam meletakkan pekerja yang baru dalam satu kerja yang sama dan sedia ada. Oleh yang demikian pihak perancang sumber manusia perlu memikirkan jalan utama dalam menentukan perlunya proses merekrut ini dilakukan ataupun tidak (Barry Cushway, 1994). Menurut B.Cushway lagi terdapat beberapa faktor yang dapat diambil kira dalam mengelakkan pengambilan pekerja baru atau merekrut ini dilakukan. Ianya akan diterangkan melalui bab-bab yang seterusnya.

Adalah menjadi sesuatu keperluan untuk menyusun semula struktur pekerjaan sebelum tugas merekrut dijalankan. Ini bertujuan supaya memastikan pekerjaan yang bakal di susun dapat dilakukan oleh semua kakitangan yang terlibat dalam organisasi sebelum proses pengambilan pekerja baru ini dilakukan. Dengan penyusunan semula organisasi pekerjaan ini ianya bakal menguntungkan pihak organisasi dalam menggunakan sumber manusia itu sepenuhnya.

Selain daripada itu, kebelakangan ini terdapat banyak organisasi yang mengurangkan bilangan kakitangan pekerjanya dengan cara menyusun semula organisasi sesuatu pekerjaan. Ini kerana dengan mengecilkan penggunaan sumber manusia ianya akan turut mengurangkan kos pengeluaran tanpa melibatkan kesan pada pengeluaran produktiviti semasa. Dengan ini penggunaan sumber kakitangan yang ada, terlatih dan penyusunan kerja yang teratur maka sumber pengeluaran dapat di tingkatkan dengan sepenuhnya tanpa melibatkan kos pengambilan pekerja baru.

Dengan penyusunan kerja anjal adalah merupakan langkah untuk mencapai peningkatan produktiviti tanpa memerlukan penambahan dari segi sumber manusia. Menurut B.Cushway, ianya dapat dilakukan dalam beberapa cara. Ini termasuklah dengan menambahkan kerja lebih masa di kalangan kakitangan untuk mengganti rugi pada kekurangan sumber tenaga manusia yang berlaku. Selain daripada itu dengan melakukan mekanisme penganjalan masa kerja dengan cekap ianya dapat memastikan penggunaan waktu yang panjang di sesebuah organisasi itu. Dalam pada itu juga dengan menggunakan kaedah "teleworking" juga akan membolehkan penggunaan sumber yang sedia ada dengan sepenuhnya tanpa pembaziran dari segi penggunaan masa dan kos (Barry Cushway, 1994). Contohnya dengan menggunakan kaedah daripada kecanggihan media teknologi maklumat dan elektronik.

Terdapatnya perbezaan antara kakitangan sementara atau sambilan ini. Kakitangan sementara ialah kakitangan yang mana khidmatnya hanya diperlukan pada masa-masa tertentu sahaja. Manakala itu kakitangan sambilan ialah kakitangan tetap yang terlibat secara langsung dengan pekerjaan terbabit dan melakukan kerja sambilan mengikut masa yang telah ditetapkan. Dengan menggunakan sumbangan kedua-dua kakitangan yang diperlukan ini, maka proses pengambilan kakitangan baru dapat dikaji semula bergantung kepada keperluan dan keadaan pekerjaan tersebut.

Pada dasarnya pihak kontraktor merupakan penyumbang perkhidmatan dalam bidang-bidang tertentu yang mana pihak organisasi atau majikan perlu membayar sejumlah upah bagi perkhidmatan yang disediakan. Pihak kontraktor ini umumnya bukanlah di kalangan kakitangan pekerja organisasi itu sendiri. Selalunya perkhidmatan pihak kontraktor ini diperlukan bagi tugas-tugas atau kerja-kerja yang hanya untuk tempoh yang tertentu sahaja dan tidak tetap. Umumnya juga perkhidmatan kontraktor ini diperlukan juga bagi tugas-tugas yang agak berat untuk dilakukan oleh individu yang terhad.

Dengan melakukan kaedah kongsi tugas ini, kakitangan akan sama-sama melakukan tugas yang sama dan mempunyai kemahiran yang sama. Oleh yang demikan kerja yang dilakukan akan dapat diselesaikan dengan pantas. Selain daripada itu juga sekiranya salah seorang daripada pekerja atau kakitangan memerlukan komitmen penting yang lain, tugas itu masih mampu dilakukan oleh kakitangan yang lain dan ini memastikan tugas dan proses pengeluaran itu akan terus berjalan dan teratur.

3.6 Perpindahan atau kenaikan pangkat kakitangan.

Menerusi kaedah perpindahan kakitangan ini dalam satu-satu jawatan tertentu, ianya bukan sahaja dapat menyelesaikan masalah yang timbul pada organisasi atau pihak majikan malahan dapat menghasilkan pembangunan individu yang terbabit dalam perpindahan itu. Selain daripada itu juga dengan melakukan proses kenaikan pangkat pada kakitangan untuk menguruskan sesuatu projek akan mengelakkan pengambilan kakitangan luar yang bakal mengakibatkan penambahan kos pengeluaran.

Sepertimana yang diketahui dengan menggunakan kaedah pengkomputeran, segala kerja dapat dilakukan dengan lebih mudah dan berkesan. Ini kerana ianya dapat memproses data dalam tempoh yang singkat dan faktor ketepatannya adalah tinggi berbanding dengan keupayaan kakitangan manusia yang ada dan terhad. Oleh yang demikian dengan menggunakan kaedah pengkomputeran ini, walaupun dalam jangka masa pendek amat memerlukan kos yang tinggi, namun kesan jangka panjangnya adalah nyata dan menguntungkan. Ini kerana ianya dapat mengurangkan kos dan keupayaan kakitangan tanpa memerlukan pembabitan pengambilan kakitangan baru.

Daripada yang dibincangkan dapatlah dibuat rumusan bahawa sekiranya salah satu daripada faktor atau alternatif ini dapat dilakukan maka proses pengambilan tenaga pekerja baru perlu diberi perhatian semula oleh pihak pengurusan sumber manusia. Ini kerana sekiranya alternatif ini tidak bersesuaian dengan keadaan, masa dan persekitaran, maka proses merekrut ini perlukan dilakukan. Oleh yang demikian pihak pengurusan sumber manusia seharusnya bertanggungjawab memikirkan untung rugi setiap kaedah yang diambil ini. Ini bagi memastikan peningkatan produktiviti organisasi akan berterusan tanpa melibatkan penggunaan kos yang tinggi.

Dalam proses mengenalpasti keperluan pekerjaan ini, menurut B. Cushway ianya merangkumi kandungan-kandungan dalam pekerjaan tersebut serta ciri-ciri yang diperlukan daripada seseorang bakal pekerja untuk melakukan tugas bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh organisasi. Ianya bermaksud bahawa gambaran tentang pekerjaan perlulah dijelaskan dengan tepat terlebih dahulu. Kemudiannya pula ialah dengan menentukan keperluan dalam memenuhi sesuatu jawatan itu, dengan memastikan ianya memenuhi kehendak dan keperluan organisasi terbabit. Dan yang terakhirnya ialah ciri-ciri individu yang telah disetkan bagi memenuhi keperluan dan ciri-ciri sesuatu pekerjaan tersebut.

Dalam mengenalpasti pekerjaan yang bakal ditawarkan pada pekerja baru, pihak organisasi seharusnya membuat penganalisaan terhadap kerja yang mampu ditawarkan. Analisa kerja merupakan suatu proses teratur untuk menentukan tugas-tugas yang terlibat dalam sesuatu kerja serta jenis kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan kerja tersebut. Daripada analisis ini maklumat kerja dapat diperolehi dan maklumat ini boleh digunakan untuk menyediakan penguraian kerja dan spesifikasi kerja. (June M.L Poon, 1984).

Antara maklumat-maklumat dalam analisis dan gambaran kerja menurut June M.L Poon adalah seperti berikut;

1. Peralatan dan mesin yang digunakan dalam sesuatu kerja.
2. Konteks kerja, iaitu keadaan kerja seperti suasana fizikal di tempat kerja.
3. Pengetahuan, kemahiran, kebolehan dan tingkah laku yang diperlukan untuk menjalankan kerja itu dengan baik.
4. Piawai prestasi yang menetapkan prestasi yang dikehendaki.

Melalui gambaran kerja ataupun penghuraian kerja juga, satu dokumen yang menerangkan tentang skop, fungsi, tugas, tanggungjawab dan aspek-aspek kerja yang lain perlu disediakan ( June M.L Poon). Dalam dokumen ini dinyatakan perihal kerja yang ringkas dan ianya merangkumi bahagian-bahagian penting seperti di bawah.

Melalui gambaran kerja dan analisis kerja yang dilakukan ini, barulah pihak organisasi dapat menentukan dan mengenalpasti keperluan-keperluan kerja. Ini kerana apabila organisasi terbabit telah dapat mengenalpasti keperluan tersebut maka proses merekrut dapat dijalankan dengan lebih berkesan dan dapat memenuhi kepakaran dalam pekerjaan yang di tawarkan.

Sepertimana yang telah dijelaskan juga, dalam mengenalpasti keperluan pekerjaan itu, ciri-ciri atau spesifikasi individu dan perseorangan perlulah diambil kira. Ianya bertujuan dalam memastikan pemilihan yang dilakukan adalah bertepatan dan bersesuaian dengan tugas yang bakal disandang oleh individu terbabit. Menurut B.Cushway, melalui spesifikasi individu ini ianya dikelaskan dan diperhatikan berdasarkan kepada;

• Kelayakan
• Skill
• Pengetahuan
• Pengalaman
• Atribut(sifat) individu terhadap kerja yang ditawarkan.

Untuk menggambarkan keadaan-keadaan ini dalam spesifikasi individu itu, terdapatnya sistem atau kaedah yang dapat digunakan sebagai rujukan. Salah satu daripadanya ialah yang digambarkan oleh Alec Rodger’s melalui sistem "Seven-Point Plan". Melalui sistem ini penilaian individu adalah dilakukan berdasarkan;

1. Gambaran fizikal

2. Pencapaian

3. Kepandaian atau kecerdikan am

4. Keistimewaan dan kebolehan semulajadi.

5. Kepentingan individu

6. Kecenderungan

7. Hal-hal atau perihal lain

Apabila membicarakan tentang keperluan pekerjaan ini juga, pemilihan individu yang terbabit untuk diserapkan bagi sesuatu pekerjaan adalah amat penting. Ini kerana dengan kemahiran-kemahiran individu, kelayakan dan pengalaman menjadikan pekerja dapat mempamerkan kesan kerja yang memuaskan dan baik.

Selain daripada itu juga, sebahagian organisasi juga menetapkan ciri-ciri perlakuan atau tingkahlaku (behavioral characteristic) bagi pemegang-pemegang jawatan yang ditawarkan untuk seiringan dengan budaya organisasi tersebut. Ini bertujuan untuk individu yang terlibat dalam pekerjaan mendapat keselesaan dalam menjalankan tugas dan seterusnya dapat menyumbangkan sesuatu yang berguna dan dikehendaki oleh organisasi tersebut. Antara budaya-budaya organisasi yang sering diserapkan adalah seperti menyepadukan kecekapan supaya individu dapat memahami apa yang perlu dilakukan terhadap tugas yang diamanahkan dan sebagainya.

Terdapat dua sumber yang ada dalam merekrut iaitu melalui sumber dalaman dan juga sumber luaran.

Bernardin & Russell (1997) berkata bahawa merekrut melalui sumber dalaman merujuk kepada usaha pengrekrutan ke atas sesuatu posisi kerja daripada para pekerja yang sedia ada di dalam syarikat.

Menurut June (1994), sumber pengambilan pekerja dalaman yang penting ialah pekerja sendiri yang sedia ada. Kebanyakan organisasi kalau boleh lebih suka memenuhi jawatan kosong dengan calon-calon dalaman.

Terdapat beberapa kelebihan yang wujud apabila merekrut melalui sumber dalaman ini. Antaranya ialah :

a) Melibatkan kos yang murah berbanding jika dibuat secara luaran.

Walau bagaimanapun terdapat juga beberapa kelemahan yang wujud melalui penggunaan melalui sumber dalaman ini, antaranya:

3. Politik dalaman mungkin akan memberi kesan yang besar dalam proses pengrekrutan dan juga proses pemilihan.apabila melalui sumber dalaman.

Bernardin & Russell (1997) menyatakan bahawa ianya merujuk kepada merekrut untuk sesuatu posisi kerja daripada sumber luar dari syarikat.

Sesetengah organisasi lebih suka mengambil pekerja baru dari luar organisasi kerana hendak mendapatkan idea dan inovasi dan selalunya sumber luaran ini adalah bertujuan untuk memenuhi kekosongan kerja di peringkat kemasukan (June, 1994).

Kelebihan menggunakan pengrekrutan melalui sumber luaran ini ialah :

Manakala kelemahan-kelemahan yang mungkin wujud pula ialah :

Terdapat beberapa kaedah pengrekrutan melalui sumber luaran iaitu :

3. Pengiklanan (advertising)

Pengiklanan menurut Oxford Advanced Learner’s Dictionary (1990) ialah suatu urusan yang berhubungkait dengan usaha mempromosi sesuatu barangan. Manakala iklan pula adalah merupakan suatu notis umum yang menawarkan sesuatu barangan, perkhidmatan dan sebagainya. Oleh sebab itu maka di sini dapat dikatakan bahawa pengiklanan untuk pekerjaan adalah merupakan suatu notis am yang menawar dan mempromosi sesuatu pekerjaan kepada bakal pencari kerja yang sesuai.

Organisasi boleh menghebahkan keperluan pekerjanya kepada orang ramai melalui media massa. Kekosongan jawatan yang diiklankan dengan menggunakan sebaran am selalunya dapat menarik minat ramai pemohon pekerjaan. Suatu kajian yang dijalankan oleh Rozhan Othman (1991) mendapati kaedah pengiklanan adalah merupakan kaedah yang paling kerap digunakan oleh firma-firma pembuatan di Malaysia.

Organisasi (syarikat) pula harus tahu tentang bagaimana untuk menarik perhatian golongan sasaran (pencari kerja) terhadap iklan yang akan dibuat. Ianya samada menyediakan maklumat yang mencukupi di dalam iklan ataupun mengalu-alukan pihak sasaran menghubungi mereka untuk mendapatkan maklumat selanjutnya.

Untuk mendapatkan maklumbalas yang berkesan daripada golongan sasaran maka iklan itu sendiri mestilah baik dengan kandungan yang jelas. Bernardin & Russell (1997) menjelaskan bahawa pengiklanan untuk pekerjaan mestilah mengandungi maklumat yang berikut :

f) Pihak yang perlu dihubungi untuk permohonan kerja

Pemilihan media pengiklanan juga perlu diteliti untuk mendapat kesan maklumbalas yang besar daripada sasaran. Terdapat banyak media yang boleh digunakan untuk tujuan tersebut. Antara media pengiklanan yang ada ialah seperti televisyen, radio, suratkhabar, majalah, poster, kain rentang, billboard dan sebagainya. Oleh sebab itu maka pemilihan media mestilah dibuat berdasarkan luas kawasan liputan, golongan sasaran yang dikehendaki, kesan iklan itu sendiri dan sebagainya.

Bernardin & Russell (1997) menyatakan bahawa satu kajian mendapati 88% daripada syarikat yang dikaji telah menggunakan suratkhabar sebagai media pengiklanan untuk mendapatkan pekerja manakala 40% lagi menggunakan jurnal dan majalah perniagaan. Walau bagaimanapun setiap syarikat perlulah juga mengkaji dari segi kos belanjawan yang disediakan untuk tujuan tersebut.

Kaedah dan strategi pemilihan ini perlu melalui beberapa proses yang penting termasuk proses pemilihan pekerja, kaedah pemilihan, proses menemuduga pekerja, ujian penilihan, pemeriksaan latarbelakang dan tawaran yang disediakan.

Apabila seseorang membuat permohonan kerja, belum tentu dia mendapat terus kerja yang dipohon. Dia mesti melalui beberapa proses yang telah digariskan oleh syarikat atau organisasi tersebut. Proses ini pula boleh mengambil masa dari sehari sehingga ke beberapa bulan bergantung kepada pentingnya jawatan yang hendak diisi. Prosedur yang digunakan dalam membuat pemilihan pekerja ini pula adalah berbeza-beza antara organisasi. Ia dipengaruhi oleh faktor-faktor tertentu antaranya ialah saiz organisasi, jenis jawatan yang hendak diisi dan falsafah pihak pengurusan yang diamalkan.

Generasi hari ini semakin bertambah ramai. Dengan wujud banyaknya institusi pendidikan dan kemahiran maka lebih ramai generasi sekarang ini lebih terlatih berbanding dengan generasi dahulu. Perkembangan teknologi juga telah menyumbangkan kepada pentingnya dalam pemilihan kakitangan memandangkan teknologi yang canggih semakin merumitkan pekerjaan diperingkat organisasi. Dengan itu pemilihan yang tepat amat perlu dilakukan.

Proses pemilihan ini bukanlah satu perkara yang mudah. Ianya perlu dilakukan berhati-hati. Teknik pemilihan yang baik dan boleh dipercayai serta sah perlu digunakan. Ini adalah kerana pemohon adalah terdiri dari individu yang mempunyai kebolehan, pengetahuan, kemahiran dan motivasi yang berbeza di antara satu sama lain. Proses yang dilakukan bagi memutuskan pekerja yang dipilih dipanggil ‘staffing’ (Schneider, 1976). Menurut Schein lagi, aktiviti ‘staffing seperti pengambilan, pemilihan, dan latihan ialah proses memadankan antara individu dan organisasi. (Garry Dessler,1982).

Pemilihan merujuk kepada proses pengambilan pekerja yang dibuat oleh sesebuah organisasi. Proses tersebut bermula daripada mengenalpasti dan memilih calon dan kemudiannya menempatkan mereka dalam pekerjaan. Peterson dan Tracey berpendapat pemilihan adalah proses mengukur dan menilai atau mentafsirkan sifat daripada sekumpulan pemohon dan memilih individu atau lebih sesuai dan berkemungkinan besar berjaya dalam pekerjaan tersebut.

Menurut Blum dan Naylor (1968), pemilihan melibatkan aktiviti memilih sekumpulan kerja sekumpulan kecil pekerja dari sekumpulan besar pekerja yang boleh diambil bila-bila masa sahaja. Menurut mereka lagi, ianya bertujuan untuk melihat kemampuan individu untuk melaksanakan sesuatu tugas sebelum individu tersebut memegang jawatan yang dipohon. Ianya boleh dilakukan dengan maklumat yang diperolehi melalui cara tertentu dari individu tersebut seperti ujian, temuduga atau latar belakang pekerjaan mereka sebelum ini.

Sebelum melakukan pemilihan kakitangan, langkah awal iaitu pengambilan harus dilakukan. Pengiklanan dan makluman yang baik mengenai jawatan kosong yang ditawarkan mestilah menarik, agak ramai pemohon yang layak berminat untuk memohon jawatan tersebut. Matlamat utama dalam pemilihan ialah untuk memilih calon yang layak dan berpotensi. Terdapat berbagai cara yang dilakukan untuk proses pengambilan.

Pengambilan melalui permohonan pekerjaan yang diterima boleh melalui borang permohonan yang disediakan oleh organisasi, surat bertulis secara terus berserta dengan resume (CVs) kepada organisasi, melalui telefon atau melalui teknologi maklumat iaitu mel-elektronik dan internet.

Pengambilan melalui permohonan dan menulis surat secara terus adalah kaedah yang biasa digunakan(common). Kaedah Borang permohonan terdapat kebaikan dan kelemahannya tersendiri. Maklumat yang tersusun mengikut struktur memudahkan untuk membanding kelayakan calon-calon permohonan. Organisasi dapat maklumat yang sebagai mana yang dikehendaki. Maklumat ini juga dapat digunakan untuk membandingkan kandungan penghuraian kerja dan spesifikasi kerja untuk menentukan samada kelayakan pemohon berpadanan atau tidak dengan kerja-kerja tersebut

Borang tersebut boleh digunakan sebagai asas dalam temuduga kelak. Kaedah ini juga dapat mengurangkan ketidakadilan dalam bentuk diskriminasi. Namun demikian menurut Poon (1994), butir-butir dalam borang permohonan mestilah mempunyai hubungkait dengan prestasi kerja. Soalan yang tidak berhubungkait tidak perlu ditanya. Di Amerika Syarikat umpamanya, soalan-soalan tentang bangsa agama umur dan jantina dianggap sebagai maklumat yang tidak ada kaitan langsung dengan prestasi kerja malahan boleh menimbulkan diskriminasi terhadap golongan minoriti yang tertentu. Disamping itu penggunaan borang permohonan data senang dimasukkan ke dalam sistem komputer untuk kemudahan merekod.

Kelemahan dalam borang permohonan adalah calon mempunyai peluang yang sedikit untuk mempamirkan bakat mereka. Borang perlu direkabentuk dengan kesesuaian tugas dan ini adalah menyukarkan. Penggunaan borang yang berbagai untuk tugas tertentu pula boleh mengelirukan pihak pengurusan.

Tidak semua calon permohonan perlu ditemuduga. Semua pengambilan tadi haruslah melalui proses penapisan Pemohon yang layak dari segi akademik, pengalaman kerja dan juga kemahiran seperti yang dikehendaki biasanya akan dihubungi untuk melalui proses berikutnya iaitu temuduga.

Temuduga pekerjaan boleh ditafrifkan sebagai perbualan berhaluan antara penemu duga dengan pemohon kerja untuk bertukar-tukar maklumat dan menilai kesesuaian pemohon bagi sesuatu jawatan (Poon, 1994). Temuduga merupakan teknik pemilihan kakitangan yang paling banyak digunakan. Matlamat utama dalam temuduga ini ialah untuk;

1. Mendapatkan sebanyak mungkin maklumat kerja yang berkaitan dan kebenaran maklumat yang sedia ada tentang calon kerja, misalnya maklumat yang terdapat dalam borang permohonan.
2. Memperolehi maklumat tambahan tentang calon pekerja.
3. Memberi pemohon calon pekerja maklumat tentang organisasi dan kerja yang dipohon.

Penemuduga memainkan peranan yang penting dalam menentukan kesesuaian seseorang calon pekerja dengan mengajukan soalan-soalan bagi mendapatkan maklumat yang berikut;

1. Pengalaman seperti prestasi dan pencapaianya dalam kerja yang lepas yang mempunyai persamaan dengan kerja yang dipohon.
2. Latar belakang pendidikan dan kecerdasan calon pekerja seperti kebolehan dalam melahirkan idea dengan ungkapan yang jelas.
3. Motivasi dan pengharapan calon pekerja.

Temuduga dapat membantu menentukan samada seseorang calon pemohon itu boleh menjadi asset ataupun tidak kepada organisasi. Spriegel dan James (1958) telah membuat kajian untuk melihat aliran dalam amalan pengambilan dan pemilihan sejak 1930 di Amerika Syarikat. Hasil kajian mendapati penggunaan borang permohonan dan temuduga telah menjadi perkara yang biasa. Lazimnya temuduga dijalankan oleh panel menemuduga yang telah dilantik dari bahagian personel. Panel penemuduga haruslah bersesuaian dengan jawatan yang ditawarkan.

Temuduga melibatkan tiga tahap utama iaitu sebelum temuduga, semasa temuduga dan selepas temuduga. Ketiga-tiga tahap ini merangkumi persediaan penemuduga, mewujudkan perhubungan mesra, pengendalian temuduga, penutup temuduga dan penelitian dan penilaian maklumat temuduga.

Sebelum sebarang temuduga dijalankan penemuduga seharusnya membuat persediaan perancangan aktiviti. Antara aktiviti awal termasuklah;

1. Aktiviti rancangan tersebut termasuklah menentukan objektif khusus temuduga.
2. Meneliti semula huraian kerja dan spesifikasi kerja untuk mendapatkan gambaran jelas tentang keperluan pekerjaan dan kelayakan minimum yang dikehendaki
3. Mengaturkan tempat yang selesa dan bebas dari gangguan semasa temuduga dijalankan.
4. Menyediakan soalan yang sesuai untuk diajukan kepada calon.
5. Memastikan peruntukkan masa adalah cukup untuk penemuduga membincangkan mengenai pemohon dan perjalanan temuduga.
6. Memastikan semua calon diberi penerangan yang cukup mengenai organisasi dan kerja yang dipohon.

Pada peringkat permulaan penemuduga haruslah berusaha mewujudkan perhubungan mesra agar dapat menenangkan kekhuatiran calon pekerja. Ini boleh dilakukan dengan sambutan mesra yang biasanya memulakan dengan perbualan kosong seperti berbualkan bagaimana perjalanan calon untuk hadir temuduga hari ini. Dalam tahap pengendalian temuduga ini akan berlaku proses pertukaran maklumat antara penemuduga dan calon kerja. Aktiviti pada tahap ini termasuklah;

1. Memastikan mengikut jadual masa yang dirancang. Proses dua hala boleh menyebabkan leka dan tersasar dari jadual masa yang ditetapkan.
2. Soalan yang dikemukakan haruslah disampaikan dengan jelas dengan cara calon boleh bercakap dengan panjang lebar. Elakkan dari soalan dengan jawapan ‘Ya’ atau ‘Tidak’
3. Beri peluang calon untuk bercakap dengan banyak disamping itu penemuduga mengamalkan pendengaran aktif, misalnya mendengar dengan penuh perhatian.
4. Elakan calon dari mengulang maklumat yang sama. Penemuduga boleh meminta penerangan pada jawapan yang kurang jelas

Penemuduga mestilah mencatit maklumat yang diperolehi dari setiap calon temuduga. Setelah semuanya berjalan lancar penemuduga mestilah memberi peluang calon kerja untuk bertanya tentang organisasi kerja yang dipohon dan sebagainya.

Apabila tujuan temuduga tercapai, penemuduga boleh menamatkan sesi temuduga berkenaan agar masa tidak dibazirkan. Ianya boleh dilakukan dengan mengajukan soalan samada calon mempunyai soalan atau keraguan. Sebelum calon bergerak meninggalkan ruang temuduga dia harus diberitahu tentang tindakan lanjut organisasi berkenaan dengan permohonannya.

Seterusnya penemuduga boleh membincangkan mengenai tanggapan terhadap calon dengan meneliti kembali catatan-catatan mereka terhadap calon. Segala maklumat harus dikaji sebelum membuat penilaian sepenuhnya.

Ujian pemilihan merupakan satu cara seterusnya untuk menapis sebilangan pemohon kerja dengan menggunakan prosedur yang cekap dan seragam. Terdapat berbagai jenis ujian boleh direkabentuk untuk strategi pemilihan. Setiap jenis ujian mempunyai tujuan dan keistimewaannya yang tersendiri. Antara ujian yang digunakan untuk membuat pemilihan ialah;

1. Ujian kognitif

Ujian ini bertujuan untuk mengukur kadar kebolehan seseorang mempelajari dan melakukan tugas atau kerja.

2. Ujian keupayaan psikomotor

Ujian ini bertujuan menguji keupayaan fizikal seperti stamina dan kekuatan juga keupayaan motor seseorang seperti kordinasi kakitangan

3. Ujian Pencapaian

4. Ujian Sample Kerja

1. Ujian personaliti

Ujian ini bertujuan untuk mentafsir nilai-nilai dan ciri-ciri keperibadian seseorang seperti motivasi, hasrat pencapaian dan sifat agresifnya.

2. Ujian minat vokasional

Ujian ini bertujuan menentukan jenis tugas atau pekerjaan yang diminati seseorang.

Pusat penilaian adalah satu tempat di mana sekumpulan pemohon atau calon berkumpul untuk menjalani satu siri aktiviti atau program yang dirancang untuk latihan tertentu. Ianya bertujuan untuk menguji dan megenalpasti potensi pemohon untuk menjawat jawatan pengurusan. Tempoh yang dijalani biasanya satu hingga tiga hari dibawah pemerhatian para penilai yang terlatih.

Diantara aktiviti yang dijalankan ialah seperti latihan main peranan, latihan bekas surat, permainan pengurusan, perbincangan kumpulan dan pembentangan individu. Matlamat utama pusat ini ialah untuk memberi maklumat kepada organisasi mengenai setiap individu kebolehan dan bakat yang boleh dibangunkan bersesuaian dengan organisasi tersebut.

Biasanya dalam borang permohonan ada diminta nama orang yang boleh memberi keterangan latarbelakang pemohon. Orang biasanya telah mengenali calon dalam satu tempoh yang lama. Malah ada setengah-setengah permohonan memerlukan surat perakuan daripada penyokong ini. Soal selidik dalam latarbelakang ini kebiasaannya untuk mendapatkan maklumat seperti bilangan pekerjaan yang pernah disandang, lamanya memegang sesuatu jawatan, minat dan hobi dan sebagainya.

Kelemahan atau keburukan tentang keperibadian ini ialah berlaku diskriminasi disebalik soalan yang ditanya, soalannya mestilah direkabentuk bersifat individu untuk organisasi yang berlainan dan perlu sentiasa diperbaharui. Keterangan keperibadian dari kaum keluarga atau rakan-rakan juga bersifat berat sebelah. Hal ini boleh berlaku kerana pemohon tidak akan merujuk kepada orang yang akan membuat komen yang tidak baik terhadap pemohon.

Sesudah satu keputusan dibuat untuk menawarkan kerja kepada calon pekerja yang tertentu, lazimnya pemohon dikehendaki menjalani pemeriksaan doktor untuk menentukan samada dia berada dalam keadaan fizikal dan mental yang sihat atau tidak. Ini juga dapat membolehkan majikan menyimpan rekod kesihatan pemohon tersebut. Pemeriksaan kesihatan ini lazimnya dilakukan di klinik panel yang dilantik oleh organisasi tersebut

Sebaik saja seseorang kerja melangkau pemeriksaan doktor, tawaran kerja yang formal dikeluarkan dan diberi kepada calon pekerja tersebut. Tarikh mula kerja adalah bergantung kepada pihak organisasi, tetapi masih boleh dirunding atas sebab-sebab tertentu seperti perlu tempoh untuk surat perletakkan jawatan bagi yang sedang bekerja di tempat lain.

Pemgambilan dan pemilihan pekerja ini adalah merupakan satu fungsi pengurusan sumber manusia yang penting kerana kesannya terhadap kualiti pekerja-pekerja yang akan dipilih untuk sesebuah organisasi itu. Sebenarnya kualiti pekerja adalah banyak bergantung daripada kualiti rekrut yang disediakan mengikut beberapa spesifikasi yang penting oleh sesebuah organisasi. Pengambilan pekerja melibatkan aktiviti-aktiviti untuk memeperoleh pemohon pekerja yang berkelayakan sedangkan pemilihan pekerja berkaitan dengan cara-cara untuk menentukan calon pekerja yang paling layak daripada kumpulan pekerja tersebut.

Sesebuah organisasi itu boleh mengisi jawatan yang kosong dengan pekerja mereka sendiriatau dengan mengambil pekerja dari luar organisasi. Kaedah-kaedah untuk merekrut pekerja ynag dipilih dari luar organisasi termasuk rujukan pekerja, pengiklanan, agensi pekerjaan dan perekrut. Setiap kaedah yang ini mempunyai kelebihan dan kelemahannya sendiri.

Proses pemilihan pekerja biasanya bermula dengan pemohon akan mengisi borang permohonan. Borang ini memungkinkan pihak majikan memperoleh maklumat asas tentang diri pemohon. Kemudian organisasi biasanya akan mengkhendaki pemohon mengikuti proses temuduga yang dijalankan. Temuduga ni bertujuan untuk memperoleh maklumat tambahan tentang diri pemohon serta memberikan sedikit maklumat tentang organisasi tersebut kepada pemohon. Selain borang permohonan dan temuduga yang disediakan, organisasi itu dapat juga menentukan kesesuaian pemohon melalui ujian pemilihan, pemeriksaan latarbelakang dan pemeriksaan fizikal. Kesemua faktor yang dijelaskan memerlukan pertimbangan yangs sewajarnya dan bijaksana.

Barry Cushway. (1994). Human Resource Management. London : Kogon Page.

Blum M.L. dan Naylor J.C, (1968). Industrial Psychology: Theoretical and Social

Foundation. New York :Harpen and Row.

Munro Fraser, J. (1954). Handbook Of Employment Interviewing. London:

McDonald And Vans.

Noran Fauziah dan Wan Rafaei.(1993). Siri Psikologi Organisasi: Sumber Manusia

Dalam Organisasi. Dewan Bahasa dan Pustaka : Kuala Lumpur.

Poon, June Meaw Ling. (1994). Pengurusan Sumber Manusia. Dewan Bahasa dan

Pustaka : Kuala Lumpur.

Rodger, A. (1952). The seven Point Plan. London :NIIP

Schneider B. (1976). Staffing Organizations. California.: Goodyear Publishing Co.,

Ins Pacifics Palisadens.

Cascio, Wayne F. (1989). Managing Human Resources. New York: McGraw-Hill.