Make your own free website on Tripod.com

KERTAS KERJA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (MTP 2703)

 

PERANCANGAN SUMBER MANUSIA (PSM)

 

 

 

1.0 Pengenalan

Secara amnya, kita mengetahui bahawa sumber tenaga manusia merupakan satu komponen yang paling penting di dalam memastikan kejayaan pencapaian matlamat sesebuah organisasi. Sebaliknya, definisi perancangan sumber manusia pula ialah "suatu usaha untuk menjangkakan permintaan perniagaan dan persekitaran masa hadapan terhadap sesebuah organisasi dan untuk menyediakan personel untuk memenuhi perniagaan itu dan memuaskan permintaan tersebut. Ianya merupakan satu pendekatan ke arah pengurusan personel yang bertujuan untuk menambah satu dimensi ke arah pengurusan manusia di dalam sesebuah organisasi. Perancangan sumber manusia menggalakkan pengurus personel menimbang isu tenaga manusia secara menyeluruh lagi strategik. Namun begitu, perancangan sumber manusia bukanlah satu aktiviti yang serba lengkap kerana keputusan personel dibuat dalam aspek hubungan perusahaan, latihan, pembangunan serta pengambilan pekerja, dan sering dibuat seolah-olah aktiviti tersebut terpisah-pisah.

2.0 Asal-Usul Kemunculan Perancangan Sumber Manusia

Perancangan sumber manusia muncul kerana kos pekerjaan, iaitu kos latihan dan kos upah meningkat. Dalam keadaan tertentu, kos ini boleh meningkat dengan cepat apabila tekanan yang dihasilkan oleh tenaga pekerja digabungkan dengan tekanan dari luar. Tekanan ini boleh dimanifestasikan dalam pelbagai cara; biasanya dalam bentuk kekurangan, lebihan atau kos tenaga manusia. Ia kerap kali wujud kerana adanya perubahan teknologi di pejabat atau di kilang. Ini disebabkan pada asasnya berlaku perubahan pesat sosial dan politik yang dirangsangkan oleh masalah sumber dan tenaga. Secara dalamannya, sysarikat kerap kali terjebak dengan masalah perhubungan perusahan yang kain buruk kerana pengurus gagal memujuk para pekerja untuk menerima perubahan yang perlu dilakukan terutama ketika menghadapi prestasi ekonomi yang lembap dan daya saing yang semakin lemah.

3.0 Takrif dan Tujuan Perancangan Sumber Manusia

Mengikut Jabatan Pekerjaan (Rujukan 1), perancangan sumber manusia bolehlah ditakrifkan sebagai satu strategi pengambilan, penggunaan, pembaikan dan pengekalan sumber tenaga manusia sesebuah organisasi. Menurut Cascio (1995), perancangan sumber manusia ialah satu analisis kerja dasar untuk meramal keperluan terhadap sumber manusia dan juga terhadap rancangan untuk aktiviti seperti latihan, pertukaran, atau kenaikan. Kerap kali maklumat analisis kerja digabungkan ke dalam sistem maklumat sumber manusia.

Tujuan perancangan sumber manusia ialah untuk memastikan wujudnya kefleksibelan dalam suasana yang tidak menentu; dengan tugas pembangunan dasar dan membuat keputusan semasa yang akan membawa kesan kepada tenaga kerja pada masa akan datang. Amalan perancangan sumber manusia boleh dibahagikan kepada tiga aspek umum, iaitu :-

  1. Perancangan sumber manusia di peringkat makro.
  2. Perancangan sumber manusia syarikat (di peringkat mikro).
  3. Teknik perancangan sumber manusia.

 

Perancangan sumber manusia di peringkat makro dilaksanakan di peringkat kebangsaan. Ia meliputi keseluruhan pengurusan ekonomi yang berkaitan dengan pekerjaan serta pelajaran dan kerap kali melibatkan isu politik. Biasanya ia hanya menyentuh secara ringkas perkara tersebut setakat ia dapat memberi kesan kepada syarikat. Sebaliknya kepercayaan bahawa kerajaan, dengan perancangan yang terperinci dapat berbuat sesuatu melebih daripada sekadar penyediaan rangka kerja untuk organisasi itu beroperasi pasti meleset.

Perancangan sumber manusia di peringkat syarikat menjadi tumpuan utama. Bidang ini memerlukan penglibatan dan menjadi tanggungjawab serta tindakan pengurusan atasan. Walaubagaimanapun, pengurusan bawahan yang tidak diberi tanggungjawab keseluruhan yang strategik perlu memahami betapa pentingnya dihubungkan pelbagai kegiatan personel dengan keseluruhan rangka dasar.

Aspek kegiatan ketiga berkaitan dengan teknik perancangan sumber manusia. Ia meliputi aspek terperinci dan cuba memperkenalkan beberapa teknik yang ada.

Ketiga-tiga aspek berbeza antara satu sama lain kerana "perancangan sumber manusia" yang digunakan dalam aktiviti boleh mendatangkan kekeliruan. Contohnya, walaupun terdapat sedikit persamaan antara tugas satu Suruhanjaya Perkhidmatan Sumber Manusia dengan seorang pegawai personel yang ditugaskan untuk menganalisis pusingan tenaga buruh, namun kedua-duanya dapat dianggap melaksanakan tugas perancangan sumber manusia.

 

 

 

 

 

 

4.0 Masalah-Masalah Utama Dalam Perancangan Sumber Manusia

Perancangan sumber manusia merupakan suatu proses yang sistematik dan dirancang. Proses perancangan sumber manusia adalah lebih kompleks daripada lain-lain sumber seperti kewangan kerana ianya bukan berlaku secara tidak sengaja. Ia perlu dilakukan secara berterusan kerana setiap organisasi itu sentiasa ingin melakukan perubahan bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan kerana persekitaran di mana proses tersebut berlaku sentiasa berubah.

Pengurusan sumber manusia menjadi unik dan kompleks kerana sesebuah organisasi itu berurusan dengan manusia (pekerja). Keadaan in terjadi kerana beberapa sebab:-

  1. Manusia adalah sukar untuk diramal/dijangka. Mereka mudah untuk melakukan sesuatu diluar jangkaan/perancangan seperti perletakan jawatan, sakit, enggan melakukan tugas yang diamanahkan dan sebagainya.
  2. Setiap manusia mempunyai pandangan dan citarasa yang berbeza. Sehubungan dengan itu adalah sukar untuk menghasilkan polisi dan pendekatan yang sama rata yang dapat disesuaikan untuk semua dan dapat memuaskan hati semua pekerja.
  3. Keperluan sesuatu organisasi bukan hanya melibatkan suatu bahagian kerja sahaja tetapi ianya berhadapan dengan pelbagai masalah dan kerenah yang terdiri daripada pelbagai jawatan yang paling rendah seperti operator mesin, penyelia hinggalah ke peringkat eksekutif termasuklah pihak pengurusan sendiri.
  4. Keperluan manusia di pelbagai tempat dan keadaan masa akan melibatkan berlaku perpindahan tenaga kerja yang boleh menimbulkan masalah seperti pekerja sukar untuk menyesuaikan diri di tempat baru. Satu sebab faktor perpindahan ini terjadi kerana penawaran gaji (duit) yang lebih menarik.
  5. Lebihan (lambakan) dan kekurangan pekerja adalah sukar untuk diuruskan. Bilangan staf/pekerja tidak boleh ditambah atau dibuang begitu sahaja kerana ianya melibatkan masa dan kos.
  6. Selalunya manusia memerlukan perhatian dan pemeliharaan yang sewajarnya terutama yang berkaitan dengan nilai-nilai sensitif. Bagi menguruskan manusia kita memerlukan perhatian yang bersungguh-sungguh dan berdiplomasi. Ini adalah tugas dan tanggungjawab pihak pengurusan sesuatu organisasi itu.

Selain daripada faktor kos yang diambil kira dalam membuat sesuatu keputusan, beberapa faktor persekitaran yang berkaitan dengan manusia juga perlu diberi perhatian yang bersangkutan dengan keselesaan seperti keperluan menyediakan ruang pejabat, tempat letak kereta, kantin, bilik bacaan dan sebagainya bagi mewujudkan persekitaran yang menarik.

Situasi atau keadaan–keadaan yang di atas merupakan kebiasaan kombinasi-kombinasi yang kompleks dan unik yang sering terdapat pada manusia yang mana ianya memerlukan perhatian dan penafsiran secara yang lebih terperinci dan komprehensif dalam proses perancangan sumber manusia.

Keadaan yang dibincangkan di atas adalah lebih tertumpu kepada masalah yang relevan kepada pengurusan dan perancangan dalaman organisasi yang melibatkan tingkah laku manusia.

Sekarang ini akan dibincangkan pula faktor-faktor persekitaran iaitu faktor luaran dan faktor dalaman yang mempengaruhi perancangan sumber manusia yang mana jika pihak pengurus cekap dan berkesan mengatasi masalah ini akan merupakan suatu aset dan memberikan kelebihan kepada sesebuah organisasi itu untuk terus wujud dan mampu mengekalkan daya saingnya.

Antara faktor-faktor luaran yang boleh memberi kesan dan mempunyai pengaruh terhadap sesebuah perancangan sumber manusia termasuklah tenaga buruh, pertimbangan perundangan, persaigan ekonomi, teknologi dan kesatuan sekerja.

4.1 Faktor persekitaran luaran

Tenaga buruh merupakan sekumpulan individu di luar sesebuah organisasi di mana organisasi boleh mendapatkan pekerja mereka. Tenaga buruh ini sentiasa berubah dan ini boleh menimbulkan masalah tenaga kerja bagi sesebuah organisasi. Perubahan terhadap diri individu dalam sesebuah organisasi juga boleh mempengaruhi dan memberi kesan terhadap cara bagaimana pihak pengurusan berurusan dalam menyelesaikan masalah tenaga kerja mereka.

Sistem perundangan dan peraturan berkaitan dengan sumber manusia di sesebuah negara mempunyai kesan yang besar terhadap perancangan sumber manusia. Pertimbangan perundangan sesebuah negara menpengaruhi penetapan polisi berhubung sumber manusia. Contohnya sebuah organisasi yang terlibat dalam bidang pembinaan (construction) sering menghadapi masalah tenaga kerja/pekerja binaan. Sumber manusia tempatan tidak berminat dan bagi mengatasi masalah ini ialah mendapatkan buruh binaan dari negara luar (buruh binaan asing). Di negara kita perlaksanaan strategi ini tidaklah semudah yang disangkakan kerana negara kita mempunyai undang-undang dan peraturan khusus berhubung hal tersebut.

Sesebuah organisasi perlu mampu mengekalkan penawaran buruh yang berkebolehan dan berkemahiran bagi membolehkannya berkembang dan berdaya saing. Organisasi yang mampu menyediakan peluang dan masa hadapan yang cerah kepada pekerja, menyediakan kemudahan dan faedah yang menarik akan lebih mudah untuk menarik minat dan perhatian pekerja untuk menyertai organisasi tersebut. Masalah untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkebolehan dan berkemahiran tinggi sudah pasti senang untuk diatasi dan pengurusan sumber manusia tidaklah menjadi terlalu rumit.

Kedudukan ekonomi sesebuah negara itu juga akan memberi kesan dan masalah yang besar kepada perancangan sumber manusia bagi sesebuah organisasi. Pada masa negara mengalami pertumbuhan ekonomi yang menggalakkan dan lebih banyak peluang pekerjaan diwujudkan, organisasi akan menghadapi kesukaran untuk mendapatkan tenaga kerja. Tetapi sebaliknya jika negara mengalami kemerosotan ekonomi, kadar pengangguran akan meningkat. Ini membolehkan organisasi mendapatkan tenaga kerja dengan lebih mudah tetapi pada masa itu peluang pekerjaan tidak banyak diwujudkan.

Perubahan dan perkembangan teknologi moden yang pesat turut memberikan kesan kepada perancangan sumber manusia dalam sesebuah organisasi. Dengan penemuan kaedah-kaedah dan penggunaan teknologi banyak kerja yang selama ini dilakukan secara manual dapat dikendalikan dengan mesin. Ini lebih menjimatkan masa dan kos. Masalah yang timbul ialah untuk mendapatkan atau mencari pekerja yang mahir mengendalikan mesin/peralatan. Para pengurus sumber manusia perlu mengubah suai keperluan sumber manusia ini dari perancangan asal samada melatih kakitangan sedia ada atau mendapatkan staf yang baru.

Kewujudan kesatuan sekerja dalam sesebuah organisasi boleh memberikan masalah kepada pihak pengurusan sumber manusia. Ini kerana apabila para pekerja bersatu, ia mampu membentuk satu kumpulan yang kuat dan mampu mendesak organisasi dalam hal-hal berkaitan dengan kepentingan mereka. Oleh itu sumber manusia ini perlu diurus dengan perancangan yang teliti bagi mengelakkan masalah yang boleh mengugat operasi sesebuah organisasi.

4.2 Faktor persekitaran dalaman

Selain daripada faktor-faktor luaran, faktor persekitaran dalaman juga mempengaruhi keberkesanan dan kecekapan penyediaan perancangan sumber manusia dalam sesebuah organisasi. Segala masalah perlu ditangani dengan bijak dan bersistematik bagi menjamin kelancaran operasi.

Penyediaan sesebuah perancangan sumber manusia adalah berasaskan kepada tahap atau tingkat pengeluaran yang dijangkakan. Adalah diandaikan bahawa masalah terhadap keperluan sumber manusia akan meningkat sejajar dengan peningkatan di dalam pengeluaran sesebuah organisasi.

Kewangan merupakan elemen yang dititikberatkan di dalam penyediaan perancangan sumber manusia. Kedudukan kewangan yang stabil dan kukuh dilihat sebagai satu kemudahan dalam proses menyelesaikan masalah perancangan sumber manusia ini. Jika wujud masalah kewangan yang ketara dalam sesebuah organisasi maka masalah seperti pengambilan dan latihan para pekerja tidak dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan kerana proses ini memerlukan kos biaya yang tinggi di samping peruntukan masa yang agak lama dan bersesuaian.

Bagi sesebuah organisasi yang merancang untuk melaksanakan strategi pemasaran yang aktif, sudah pasti ianya memerlukan lebih ramai tenaga kerja khusus yang mempunyai kemahiran dan pengetahuan dalam bidang tersebut. Sumber manusia yang ramai ini perlu diurus dengan cekap supaya ianya memberikan kesan yang optimum kepada organisasi tersebut.. Ketidakcekapan pihak yang mengurus akan menimbulkan pelbagai masalah kepada organisasi tersebut. Dengan itu proses perancangan perlu dibuat secara yang bersistematik dan berterusan mengikut keperluan organisasi tersebut.

5.0 Proses Perancangan Sumber Manusia

 

Rangka kerja yang ditunjukkan dalam Rajah 1 membentukkan empat fasa yang utama di dalam proses perancangan sumber manusia iaitu :-

  1. Penyiasatan - apabila kesedaran ditimbulkan.
  2. Unjuran - apabila ramalan masa hadapan dibuat.
  3. Perancangan - apabila dasar-dasar yang menepati masa hadapan
  4. dipersetujui.

  5. Penggunaan - apabila kejayaan dasar diukur.

Setiap fasa di atas ada pecahan-pecahannya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PENYIASATAN Luaran Dalaman Organisasi Perdagangan

 

 

1.Penawararan luaran 1.Analisis Kehilangan 1.Sistem Hadiah 1.Sasaran Jualan

2.Tindakan kerajaan Tenaga Manusia 2.Kajian Kaedah 2.Pengeluaran

3.Aliran Pendidikan 2.Bil. Diambil Bekerja 3.Amalan Bekerja 3.Sasaran Untung

3. Persaraan 4.Budaya 4.Pasar

4.Kemahiran Kerjaya

 

 

 

 

 

 

 

 

UNJURAN Penawaran Permintaan

 

 

Pelan Untuk :-

Pengambilan Pekerja Persaraan

Latihan & Latihan Semula Lebihan

PERANCANGAN Kenaikan Pangkat Hubungan Industri

Pengajian Tempat Tinggal

Kos Pembangunan Organisasi

Produktiviti Pertukaran

Penempatan Luar

 

Maklum Balas Penggunaan


PENGGUNAAN
Sumber Manusia

 

 

Rangka Dasar Untuk Perancangan Sumber Manusia

Rajah 1

 

 

 

Terjemahan dari buku :

Cascio, W.F. (1989). "Managing Human Resources : Productivity, Quality of Work Life, Profits (2nd Edition)". New York : McGraw Hill Publishing Co.

Fasa penyiasatan melihat sumber manusia semasa dalam organisasi, peluang-peluang dan masalah-masalahnya, sekitaran luaran, produktiviti dan amalan bekerja, akhirnya, tujuan pemasaran dan kewangan bagi organisasi.

Unjuran pula melibatkan permintaan, iaitu keperluan sumber manusia, dan penawaran, iaitu yang menyediakan sumber manusia.

Perancangan dan kawalan pula menumpukan tugas menjadikan unjuran kepada dasar personel untuk mengambil pekerja, latihan dan pembangunan. Amalan perancangan yang baik menjurus ke arah ciri-ciri kefleksibelan kepaduan, dengan semua dasar saling berkaitan supaya saling membantu antara satu sama lain.

Di sepanjang proses tersebut, anak-anak panah menunjukkan keperluan untuk mengulang semula perkara yang telah berlaku, dengan masalah yang dihadapi di peringkat terkemudian memerlukan keputusan di peringkat awal dikaji semula. Ia juga menunjukkan maklum balas yang membolehkan pengurus mengetahui sama ada objektifnya tercapai. Oleh yang demikian, setiap peringkat saling berhubung dan bertindih dengan yang lain.

1. Penyiasatan

Sebelum membuat sebarang unjuran, atau pelan dan dasar hendak dicapai, perlulah ada satu gambaran yang jelas tentang organisasi. Keberkesanan perancangan sebenarnya bergantung pada perincian dan ketepatan maklumat yang digunakan. Sebarang kegagalan untuk memahami masalah tersebut di peringkat ini akan melemahkan keseluruhan proses perancangan. Maka amat penting difahami pelbagai faktor yang mempengaruhi organisasi dari kedua-dua sudut iaitu peluang atau kekangan, dan masalah tentang dasar semasa dan kaedah (‘cara kita menjalankan kerja di sini’) dihadapi. Ini tidak bermakna perubahan akan dibuat, tetapi ia akan dikenalpasti sebagai kekuatan atau kelemahan.

Jika perancangan sumber manusia hendak dilaksanakan dengan berkesan, ia mestilah dijadikan sebagai sebahagian daripada perancangan keseluruhan perniagaan firma. Objektif perniagaan firma boleh membentuk kerja yang menjadi asas kepada keperluan sumber manusia. Analisis organisasi akan menunjukkan kekuatan dan kelemahan dalam pelan perniagaan firma. Adakah kedudukan kewangan firma itu utuh? Apakah pesaing mengurangkan pegangan pasaran kita? Apakah objektif kita dari segi pengeluaran, jualan dan keuntungan? Sejauh manakah kita peka akan masalah perancangan sumber manusia? Adakah kemungkinan manusia menjadi satu masalah dan adakah ini memerlukan penyemakan semula unjuran pemasaran?

Perkara terakhir di atas barangkali adalah lebih penting pada masa sekarang jika dibandingkan masa yang lalu. Pada masa yang lalu, pengurus menentukan pelan perniagaan mereka dan menjangka sumber manusia pengambilan atau pembuangan kakitangan. Sebagai kesan daripada perubahan yang disebutkan sebelum ini, keadaan seperti ini tidak lagi berlaku. Operasi banyak firma pada masa sekarang bergantung pada penawaran sumber manusia. Walaupun jumlah pekerja dan jenis pekerja yang diperlukan terdapat dalam pasaran pada harga yang mampu dibayar oleh firma, tetapi mungkin sukar bagi pihak firma untuk mengambil mereka bekerja dan mengekalkan mereka.

Dalam firma yang mempunyai proses perancangan perniagaan, ada kemungkinan besar maklumat sentiasa dapat diperoleh oleh pengurus yang melaksanakan perancangan sumber manusia. Biasanya pengurus itu akan melakukan kedua-duanya sekali. Jika perancangan sumber manusia merupakan tanggungjawab kepada fungsi yang tidak dirancang secara langsung di peringkat lembaga pengarah, masalah boleh timbul. Dalam keadaan seperti ini pengurus sumber manusia tidak mungkin dapat mempengaruhi sesuatu perancangan perniagaan dan kerap kali tidak menyedarinya sehinggalah ia terlambat. Keadaan seperti ini nampaknya semakin berubah : beberapa syarikat sekarang ini mempunyai ahli lembaga pengarah yang mempunyai tanggungjawab langsung terhadap pengurusan sumber manusia. Hasilnya, persoalan tentang sumber manusia lebih diambil berat secara bersungguh-sungguh apabila isu-isu perniagaan seperti pengeluaran, jualan dan matlamat keuntungan dibincangkan. Terdapat beberapa lagi masalah sumber manusia yang terdapat dalam perancangan syarikat dan ini akan dibincang kemudian.

Sebagai kesimpulannya, jenis faktor yang mesti dipertimbangkan dalam perancangan sumber manusia termasuklah :

unjuran jualan, matlamat keuntungan, matlamat pengeluaran, kemantapan kewangan, kedudukan pesaing, perubahan dalam sekitar luaran, punca kerugian yang perlu diperbaiki, punca keuntungan yang perlu dimaksimumkan, tanggungjawab firma terhadap masyarakat.

 

Analisis terhadap produktiviti, amalan dan kaedah mempunyai aspek organisasi dan individu. Sesuatu organisasi itu mungkin mempunyai kaedah kerja tertentu yang jika diubah akan memberi kesan terhadap sumber manusia. Keputusan untuk melaksanakan pemusatan kuasa atau sebaliknya merupakan satu contoh. Sistem kawalan kredit yang telah ketinggalan zaman boleh dikemaskinikan dengan kaedah berkomputer, yang memberi kesan terhadap kerperluan sumber manusia dari segi jenis sumber manusia yang diperlukan dan bilangan yang boleh diambil bekerja.

Tidak perlu diperkatakan lagi bahawa faktor-faktor ini tidaklah terpisah. Pengurus semakin menyedari bahawa perubahan organisasi banyak bergantung pada wujudnya hubungan muhibah dengan pekerja (walaupun hakikat ini agak berat diterima). Pengurus perubahan dalam aspek organisasi dan manusia merupakan satu bidang pengajian yang khusus untuk pembangunan organisasi (PO).

Kajian terhadap persekitaran luaran dan kesannya terhadap pelan perniagaan agak biasa dijalankan. Beberapa firma membelanjakan sejumlah wang yang besar dan sumber lain untuk menemukan potensi pasaran barangan keluaran mereka. Akhir-akhir ini, firma telah mula merasai satu keperluan untuk memperlihatkan imej awam organisasinya kerana tujuan-tujuan yang agak berlainan, bukan kerana penjualan terus sesuatu keluaran atau perkhidmatan tertentu. Dari segi usaha-usaha yang diperkembang untuk melihat operasi pemasaran, kecuali untuk kaji selidik yang dibuat sekali-sekala, kita akan terperanjat apabila mendapati bahawa kajian terhadap persekitaran luaran yang berkaitan dengan sumber manusia amat kurang dimajukan : ini dapat digambarkan oleh sedikitnya matlumat yang ada pada pengurus yang cuba melaksanakan kajian semula itu.

Adanya pertambahan minat dalam pengurusan sumber manusia di semua peringkat telah menggerakkan usaha-usaha ke arah membangunkan pengetahuan persekitaran luaran sumber manusia ini boleh berlaku dalam beberapa bentuk. Pertama, wujudnya dasar sumber manusia kerajaan dan kesannya pada firma. Ini satu bidang yang semakin penting. Walaupun pencarian pada satu dasar sumber manusia negara terbukti sukar, kesedaran tentang masalah kemahiran telah mendapat tempat. Jika pendidikan dan latihan tidak distrukturkan untuk memenuhi keperluan masyarakat dalam erti kata yang luas, industri akan menderita. Pendekatan terhadap dasar yang fleksibel ini - penyelesaian masalah secara pragmatik, bukan sekadar pelan besar - menjadi tugas Suruhanjaya Latihan kerana ia muncul daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Sumber Manusia.

Kedua, bidang penting untuk industri ialah bagaimana pasaran tenaga buruh kebangsaan dan tempatan berkembang. Sesuatu organisasi perlu mengetahui apakah jenis tenaga buruh yang terdapat pada masa sekarang dan pada masa akan datang? Mereka perlu mengetahui bagaimanakah tenaga buruh itu akan berubah akibat contohnya, peningkatan bilangan pekerja wanita dalam pekerjaan atau berkurangannya bilangan pekerja wanita dalam pekerjaan atau berkurangannya bilangan lepasan sekolah. Sebagai tambahan kepada aspek perangkaan ini, pengurus akan melihat dan meneliti jenis kemahiran yang boleh didapati dan secara khususnya berminat untuk mengawasi lebihan sumber manusia yang mungkin dapat dimanfaatkan atau kekurangan sumber manusia yang boleh dijangka. Pengetahuan seperti ini benar-benar berharga apabila firma itu berhasrat untuk berpindah ke tempat lain hanya mendapati kekurangan tenaga mahir yang serius di tempat baru.

Ketiga, pengurus perlu sedar akan sumber manusia yang dikeluarkan daripada sistem pendidikan. Ia akan ingin mengetahui bilangan pelajar yang meninggalkan sekolah dan maktab dan ingin mengetahui bagaimanakah bilangan ini boleh berubah. Perancangan juga akan mendapat faedah dari segi analisis disiplin yang dipelajari oleh bakal pekerja semasa berada di sekolah, maktab dan universiti. Contohnya, kejatuhan bilangan bakal ahli kimia, jurutera kimia atau ahli sains bahan api akan membawa kesannya kepada banyak syarikat.

Peruntukan bilangan disiplin tertentu dalam sistem pendidikan merupakan satu subjek yang tersendiri. Barangkali amat malang apabila keperluan industri yang tidak diketahui sebelum bilangan tempat untuk pelbagai disiplin diperuntukkan dalam sistem pendidikan kita. Tentunya pakar pendidikan berminat untuk mengetahui keperluan industri dengan jelas, walaupun ini tidak bermakna sistem pendidikan kita dijangka menyediakan para pekerja semata-mata mengikut kehendak spesifikasi industri - itu satu pandangan yang amat sempit. Tetapi pelajar mungkin harus lebih mantap dalam bidang yang mempunyai kaitan secara langsung dengan keperluan bakal majikannya demi faedah industri, masyarakat dan juga pelajar itu sendiri.

Pengetahuan yang dikumpulkan sedikit demi sedikit dalaman bidang ini adalah penting khususnya kepada perancangan sumber manusia. Bidang lain adalah penting tetapi pada kebiasaannya pengurus cuba mencari dan mengambil kira apa yang telah, sedang dan akan dibuat oleh orang lain. Apabila mengkaji situasi sumber manusia dalaman, pengurus sudah mendekati kepada pembangunan pelan-pelan yang diharap dapat digalakkan.

Dalam kebanyakan organisasi, pengurus dijangka terhalang dengan masalah kurangnya maklumat tentang sumber manusia yang boleh dipercayai. Walaupun ini akan menghadkan keberkesanan hasil yang akan dicapai, namun ini tidak sepatutnya menjadi batu penghalang kepada usaha yang sedang dijalankan. Kecuali sumber yang ada digunakan dan batas-batasnya ditunjukkan, maka tidak mungkin bagi firma untuk menggunakan sumber-sumber yang ada ke arah pembaikan.

Apabila yang diperhatikan oleh pengurus apabila menyiasat situasi sumber manusia masa kini? Secara amnya, tujuannya adalah untuk mendedahkan peluang dan masalah yang wujud di kalangan sumber manusia yang di ambil bekerja. Pengurus akan mencari keadaan berlakunya kurang penggunaan sumber manusia dan/atau kos atau pusingan sumber manusia yang tinggi. Analisis sumber manusia pula bertujuan untuk mendedahkan masalah yang terbit daripada struktuk tenaga kerja. Contohnya, apabila teknologi telah mengambil alih kemahiran yang ada di kalangan pekerja untuk dieksploitasikan, atau pertumbuhan aktiviti satu jabatan dan menurunnya aktiviti di jabatan yang tidak terjelma dari segi organisasi.

Selain masalah struktur seperti yang dibincangkan terdapat keperluan untuk melihat pekerja itu sendiri. Di tahap ini, penekanan kurang ditumpukan pada ciri-ciri individu tetapi lebih kepada ciri-ciri kumpulan. Masalah taburan umur merupakan satu contoh yang jelas. Adakah para pekerja pada sebahagian besarnya kalangan muda yang dapat mengakibatkan masalah kenaikan pangkat, kekurangan pengalaman dan meningkatnya aliran keluar sumber manusia yang berterusan? Sebaliknya, tenaga kerja yang berumur pula dapat memperlihatkan masalah yang berkait dari segi persaraan. Taburan jangka hayat perkhidmatan (satu petunjuk kadar aliran keluar yang berguna), corak aliran keluar yang lepas, kemahiran dan kelayakan yang dicapai, dasar kenaikan pangkat, dan amalan pengambilan pekerja yang lalu semuanya akan mendedahkan peluang dan masalah sumber manusia. Pengurus akan sedar bahawa pada ketika dia menentukan bentuk organisasi pada masa hadapan, dia tidak boleh mengetepikan sama sekali persekitaran dalaman yang menjadi asasnya. Mengkaji organisasi dari segi budaya, struktur dan juga manusia, walaupun jarang-jarang diamalkan boleh memberi faedah. Apa yang dimaksudkan ialah gaya dan andaian-andaian yang dijadikan asas oleh organisasi. Budaya akan membawa kesan kepada kemungkinan sesuatu keputusan itu dibuat dan apabila keputusan itu telah dibuat, ia mestilah dilaksanakan. Bidang aktiviti sumber manusia ini sekarang dilihat sebagai sebahagian pengurusan sumber manusia.

2. Unjuran

Setelah mengenal pasti satu sumber pengetahuan tentang semua aspek perniagaan firma, bolehlah kita melihat pada percubaan untuk memastikan arah manakah yang sedang dituju oleh sumber manusia dan arah manakah yang sepatutnya dituju sebelum objektif organisasi dapat dicapai. Perbezaan ini penting ditekankan. Unjuran sebenarnya bukanlah satu proses sekadar untuk meramal masa akan datang. Ia mesti berasaskan tujuan yang jelas tentang arah mana yang patut dituju oleh sesuatu organisasi itu.

Walaupun dalam bidang-bidang secara perbandingannya telah maju seperti pemasaran, jualan, kewangan dan ekonomi, unjuran tidak memiliki nilai meramal yang khas. Adakah usaha ini berguna? Jawapan kepada soalan ini bergantung pada sikap kita terhadap unjuran dan perancangan. Pokoknya ialah proses ramalan memberi kita gambaran tentang masalah yang boleh wujud nanti. Ia dapat memperlihatkan di manakah wujudnya kelemahan organisasi atau di manakah kegagalan yang menimpa organisasi sehingga mengakibatkan kos yang tinggi. Tujuan perancangan dibuat adalah untuk menyediakan strategi yang jelas untuk pelbagai aktiviti. Dengan cara ini pencapaian unjuran dapat diawasi, dan masalah dapat diduga atau diambil tindakbalas apabila perlu. Rancangan itu tidaklah muktamad malah ia merupakan satu rangka rujukan yang sentiasa berubah secara berterusan dan dijadikan asas untuk membuat keputusan - dalam hal ini keputusan tentang sumber manusia. Unjuran mengambil kira masa hadapan sesuatu organisasi. Jika pun matlamat unjuran itu tidak dapat dicapai, kesedaran pihak pengurus akan bertambah kerana dia tahu aspek apakah yang telah tertinggal sementara tatacara kawalan yang berkesan akan memberitahunya aspek apa yang ada.

 

 

3. Perancangan - Kawalan dan Perlaksanaan

Setelah menilai sumber manusia semasa, situasi perniagaan dan keperluan unjuran untuk penawaran dan permintaan sumber manusia, perhatian sekarang akan tertumpu kepada rancangan yang diterjemah kepada amalan.

Tujuan perancangan adalah untuk merumus dasar-dasar yang jelas dan saling berkait yang direka bentuk untuk mencapai objektif sumber manusia untuk sesuatu organisasi. Tidak ada gunanya kita memulakan dasar pengambilan tenaga kerja jika sekiranya gaji dan syarat yang ditawarkan tidak setanding atau jika sumber-sumber latihan yang ada tidak mencukupi.

Perancangan mestilah mengandungi unsur kefleksibelan. Semakin luas pengetahuan dan pemahaman seseorang pengurus tentang kekuatan dan kelemahan sumber manusia dalam organisasinya, maka semakin besar kemungkinan pengurus itu dapat mengetahui bagaimana hendak membuat jangkaan atau hendak bertindakbalas terhadap sesuatu yang di luar dugaan.

Pengetahuan tentang keperluan masa hadapan dan penawaran tenaga kerja dari dalam organisasi merupakan prasyarat untuk menyiapkan rancangan pengambilan kerana masalah kekurangan sumber manusia, kos dan peningkatan kemahiran sumber manusia menghalang organisasi itu daripada menganggap bahawa kualiti dan jenis sumber manusia yang ada mudah diperoleh.

Pengetahuan tentang kehendak sumber manusia akan membolehkan rancangan dibentuk untuk melatih kedua-dua pekerja yang sedia ada (barangkali dalam kemahiran-kemahiran yang baru) dan pekerja baru yang sedang diambil.

Rancangan eksplisit hubungan perindustrian adalah agak baru kepada beberapa firma. Sudah menjadi kebiasaan kita menangani perhubungan perindustrian sebagai pengurusan krisis tanpa memberikan pertimbangan yang secukupnya kepada kesan jangka panjang. Namun keadaan seperti ini telah berkurangan kerana perhubungan perindustrian - atau barangkali lebih tepat, perhubungan pekerja - sudah menjadi intipati kepada aktiviti personel.

Pengetahuan tentang keperluan dan penawaran boleh menunjukkan kemungkinan corak kenaikan pangkat dan pembangunan yang boleh berlaku. Ini sepatutnya dapat mengurangkan risiko dalam usaha memperkembang pekerja bagi jawatan yang tidak diperlukan. Skim pembangunan akan juga membolehkan pilihan-pilihan ditonjolkan jika sekiranya rancangan pembangunan yang dijangka menemui kegagalan. Pembangunan pekerja akan juga menjadi input kepada proses perancangan kerana ia dapat memperlihatkan batasan-batasan yang praktis dalam pembangunan pekerja.

Analisis terhadap situasi sumber manusia masa kini akan memberi petunjuk di manakah perhatian terhadap gaji dan syarat-syarat perkhidmatan patut ditumpukan. Hubungan dengan perniagaan dan rancangan kewangan akan memberi petunjuk akan kemampuan firma itu.

Perancangan sumber manusia menyediakan maklumat tenaga kos sebagai input tetapi pengetahuan tentang keperluan dan perancangan kakitangan yang hendak dicapai mesti membolehkan kita membuat penentuan kos yang munasabah.

Pembangunan organisasi juga merupakan input terhadap proses dan output daripada proses. Analisis tentang struktur dan budaya organisasi akan menonjolkan kesukaran yang mungkin berlaku, terutama apabila ada kemungkinan terjadinya perubahan yang mendadak. Apabila objektif telah ditentukan, perunding pembangunan organisasi (PO) mestilah tahu di manakah tumpuannya sebagai ejen perubahan patut dipusatkan.

Kita berharap bahawa pengetahuan tentang keperluan tenaga manusia dan cara-cara memenuhi keperluan tersebut dapat mengelakkan organisasi daripada menghadapi kesan buruk pengurangan sumber manusia yang berlaku secara tiba-tiba dan di luar jangkaan. Jika sumber manusia tidak digunakan dengan sepenuhnya maka tidaklah menghairankan jika berlaku keadaan berlebihan kakitangan. Firma mestilah membentuk dasarnya sendiri untuk menghadapi situasi seperti ini.

Proses ini mestilah membantu dalam kemajuan keperluan ruang pejabat, kilang dan stor. Ketika kos tenaga manusia meningkat tinggi, akan timbul keperluan yang semakin mendesak untuk memastikan supaya aktiviti para pekerja tidak terjejas kerana berlakunya kekurangan bahan dan peralatan.

Ini merupakan cara-cara yang praktis yang perlu disumbangkan oleh perancangan sumber manusia untuk memperbaiki keputusan-keputusan yang berkaitan dengan sumber manusia dalam firma. Tidak banyak faedah yang diperoleh dalam cubaan untuk mengambil pekerja jika sekiranya paras upah tidak betul, jika kemudahan latihan tidak disediakan atau jika budaya organisasi tidak bersedia untuk mengalami perubahan yang telah dimaksudkan. Setiap aktiviti tentunya bergantung kejayaan pada pencapaian yang lain. Dengan cara ini tujuan perancangan adalah untuk memastikan dasar untuk setiap aktiviti dihubungkan bersama-sama sewajarnya supaya tidak ada satu aktiviti yang mengganggu aktiviti lain; yang sepatutnya, malah setiap aktiviti lain supaya objektif perniagaan dan etika firma boleh dipenuhi.

4. Penggunaan dan pelaksanaan

Jika sekiranya dasar tidak dilaksanakan dan matlamat penggunaan sumber manusia yang lebih baik tidak dapat dicapai (dengan apa ukuran sekalipun), usaha ini tentulah sia-sia. Banyak yang boleh dilakukan (dan telah pun dilakukan) dalam perancangan di peringkat bawahan dalam hierarki sesuatu firma. Walau bagaimanapun, sokongan daripada pengurusan atasan adalah perlu jika cara keputusan harian yang dibuat hendak diubah. Jika tidak usaha yang diperlukan untuk melaksanakan perancangan sumber manusia yang berjaya akan dipandang ringan dan adalah sukar untuk menggalakkan rangkaian penglibatan dan iltizam yang diperlukan.

Ukuran penggunaan sumber manusia akan diperlukan. Pertama, ukuran perlu ditentukan. Pengurangan kos seharusnya tidak menjadi objektif jika ini mengakibatkan kejatuhan pengeluaran atau perkhidmatan yang buruk. Tidak ada sebab mengapa ukuran tersebut secara perbandingannya tidak bersifat altruistik, seperti keinginan untuk mengurangkan waktu bekerja atau untuk meningkatkan tempoh hari cuti. Pengukuran produktiviti adalah merupakan satu bidang yang banyak diliputi dalam banyak pengurusan lain. Organisasi mestilah menentukan apakah kriteria kejayaan dan membina satu sistem bagi menentukan kejayaan itu tercapai.

Hubungan kait ini merupakan intipati perancangan sumber manusia. Organisasi dilihat sebagai satu sistem dengan tindakan dalam satu bidang membawa kesan kepada bidang yang lain. Inilah sebabnya keputusan pengambilan pekerja dan latihan tidak boleh ditangani secara berasingan. Pelaksanaan satu aspek akan menjurus kepada kehendak aspek yang lain.

Hubung kait ini tentunya tidak statik, begitu jugalah halnya dengan persekitarannya. Perubahan yang berterusan dan cepat akan menjadikan sesuatu rancangan itu ketinggalan zaman. Pada amalannya, perancangan sumber manusia merupakan satu aliran maklumat yang memberi kesedaran kepada pengurus tentang masalah dan peluang sumber manusia dalam organisasi. Melalui kesedaran ini, pengurus menjadi bersedia untuk mengembangkan bersama-sama dengan rakannya dasar-dasar personel bagi membolehkan organisasi itu memenuhi objektif ekonomi di samping memenuhi juga tanggungjawab sosialnya.

 

6.0 Meramal Pemintaan Dan Penawaran

Tujuan peramalan sumber manusia ialah untuk menganggarkan keperluan buruh pada satu tempoh masa akan datang. Antaranya ialah peramalan permintaan dan penawaran sumber manusia.

Peramalan permintaan sumber manusia dilingkungi oleh berbilang ketakpastian iaitu perubahan teknologi; sikap pengguna dan corak kelakuan pembeli; ekonomi tempatan, negara dan antarabangsa; jumlah, saiz dan jenis kontrak yang dimenangi atau hilang dan peraturan kerajaan yang mungkin membuka pasaran baru atau menutup pasaran lama. Akibatnya, ramalan permintaan sumber manusia sering kali lebih bersifat subjektif daripada kuantitatif, meskipun dalam praktik gabungan keduanya lazim digunakan. Namun begitu, wujudnya juga masalah-masalah di dalam meramal permintaan sumber manusia yakni seperti yang berikut :-

  1. Ketidakpastian masa hadapan;
  2. Bergantung pada masa lalu melalui extrapolasi yang tidak kritis;
  3. Kekurangan data tentang beban tugas masa lalu dan sekarang;
  4. Kesukaran untuk membuat andaian;
  5. Kekurangan penyatuan dengan perancangan korporat;
  6. Pendekatan mekanistik - kebergantungan pada statistik;
  7. Keperluan untuk mengunjur tidak dihargai oleh pengurusan; dan
  8. Mencuba terlalu banyak (gunakan apa yang ada).

Kesukaran-kesukaran ini boleh menjadi besar dan untuk alasan ini, kefleksibelan dalam ‘penawaran’ (orang yang sedia ada atau yang akan diperoleh) akan menjadi penting.

Untuk menyediakan satu rangka kerja konsep, pertimbangan tentang penawaran sumber manusia (yang meliputi maklumat tentang sumber yang sedia ada, berserta umur, kelayakan, kadar aliran keluar sumber manusia dan sebagainya) dan permintaan terhadap sumber manusia (yang meliputi maklumat tentang sumber manusia yang diperlukan untuk melakukan kerja) banyak membantu untuk memahami sepenuhnya perancangan sumber manusia. Secara keseluruhannya memang sukar untuk membuat satu unjuran tentang aras permintaan sumber manusia yang dapat dipercayai terutama yang meliputi tempoh melebihi jangka masa setahun. Namun unjuran tentang penawaran sumber manusia pula lebih mudah dipertahankan. Masalah dengan konsep penawaran dan permintaan timbul kerana adanya tumpuan yang keterlaluan untuk mengenal pasti permintaan terhadap sumber manusia dengan paras permintaan.

Jika menganggap pemadanan di atas tidak merupakan pemadanan biasa atau perancangan mekanikal, apakah sebenarnya yang kita lakukan? Jawapannya boleh didapati daripada "Firma Fleksibel". Malahan jawapan ini berbeza daripada satu syarikat kepada satu syarikat yang lain. Tumpuan pengurus tidak harus dipesongkan daripada tugas sebenar untuk mengenal pasti masalah syarikat melalui pemadanan strategi yang fleksibel untuk menghadapi masa hadapan yang mendatang.

7.0 Mengekalkan Kakitangan

Curahan tenaga yang yang diberikan oleh seseorang pekerja terhadap organisasi yang disertainya perlulah dibayar dengan ganjaran yang setimpal. Tanpa rasa cinta dan rasa tanggungjawab kepada kerja, seseorang pekerja itu tidak akan dapat memberikan khidmat yang boleh dibanggakan dan ini boleh memberikan implikasi serta menjejaskan pencapaian keseluruhan organisasi.

Pengekalan kakitangan merupakan sebahagian daripada proses perancangan dan merupakan persoalan yang efektif dalam pencapaian pengurusan. Ianya adalah penting untuk merealisasikan strategi syarikat. Kegagalan dalam melaksanakan strategi akan dapat dilihat/dipastikan jika prestasi pekerja tidak dapat diperolehi dalam jangkamasa yang ditetapkan. Pelbagai isu yang biasa memberi kesan atau impak terhadap kecekapan/prestasi para pekerja termasuklah :-

  1. Bekalan kepada sumber manusia
  2. Struktur dan organisasi
  3. Pengambilan dan penyesuaian
  4. Penyesuaian diri dan penggunaan
  5. Latihan dan pembangunan
  6. Perhubungan (komunikasi)
  7. Pengurusan prestasi
  8. Ganjaran kepada pekerja

8.0 Menganggar Perbelanjaan Dan Keperluan Sumber Manusia

Sumber manusia adalah sesuatu yang penting dalam sesebuah organisasi, oleh itu ia mestilah dirancang dengan teliti supaya lebih berkesan. Kos perbelanjaan untuk bahagian ini adalah perlu diambil perhatian yang khusus kerana ianya yang akan menentukan produktiviti sesebuah organisasi. Di antara bahagian yang penting dalam penilaian kos bahagian ini adalah seperti berikut :-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.0 Kesimpulan

 

Untuk menangani isu-isu dan hal-hal yang bersangkutan dengan sumber manusia bukanlah satu tugas yang mudah. Soal pengambilan dan pemilihan tenaga kerja (sumber manusia) adalah merupakan langkah pertama yang akan menentukan kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi. Oleh itu, para pengurus sumber manusia hendaklah senantiasa peka terhadap isu-isu dan persekitaran tentang aspek sumber manusia kerana ianya merupakan satu kelebihan kepada sesebuah organisasi. Penyediaan satu perancangan sumber manusia yang terancang, teratur dan mengambilkira semua faktor yang berkaitan akan dapat membantu organisasi di dalam proses pencapaian matlamatnya secara keseluruhan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFI

 

Abd. Aziz Abd. Rahman. (1994). "Falsafah Dan Teknik Pengurusan". Kuala Lumpur : Berita Publishing Sdn. Bhd.

Armstrong, M. (1988). "Manajeman Sumber Daya Manusia". Jakarta : PT Transite Asri Media.

Bartol, K.M. and Martin, D.C. (1991). "Management". United States of America : McGraw-Hill Inc.

Bramham, J.T. (1988). "Practical Manpower Planning (4th Edition)". London : Institute of Personnel Management.

Brookes, J. (1995). "Training and Development Competence". London : Kogan Page Ltd.

Cascio, W.F. (1989). "Managing Human Resources : Productivity, Quality of Work Life, Profits (2nd Edition)". New York : McGraw-Hill Publishing Co.

Cushway, B. (1994). "Human Resource Management". London : British Library Cataloging.

Gordon, J.R. (1986). "Human Resource Management". Newton : Ally and Bacon.

Halloran, J. (1986). "Personnel & Human Resource Management". New York : Prentice Hall.

Hersey, P. (1993). "Management of Organization Behaviour". New York : Prentice Hall.

 

 

Mahmood Nazar Mohamed dan Sabitha Marican. (1995). "Hubungan Manusia Dalam Organisasi". Kuala Lumpur : Pencetakan Cergas (M) Sdn. Bhd.

Plunkett, W.R. and Attner, R.F. (1992). "Introduction To Management (4th Edition)". United State of America : Wadsworth Inc.

Poon, dan June, M.L. (1994). "Pengurusan Sumber Manusia". Kuala Lumpur : Dewan Bahasa & Pustaka.

Rao, T.V. (1996). "Human Resource Development : Experiences Interventions Strategies". London : Sage Publications Ltd.

Rozhan Othman. (1991). "Pengurusan Personel dan Perancangan Guna Tenaga". Kuala Lumpur : Dewan Bahasa & Pustaka.

Westerman, J. and Donoghue, P. (1989). "Managing The Human Resources". United Kingdom : Prentice Hall International Ltd

Oleh

(SEKSYEN 1)

KOH FOO HIN MT 971189

KHOR SEOW LOON MT 971118

HASYAMUDDIN B. OTHMAN MT 971112

AHMAD ZAILANI B. AHMAD MT 971108

(Pensyarah : En. Hassan b. Ahmad)

 

 

 

 

5 OGOS 1998